Umowa najmu krótkoterminowego: wzór do pobrania (Word, PDF)

Umowa najmu krótkoterminowego mieści się na dwóch stronach: kto komu wynajmuje, na które noce, za ile, z jaką kaucją i co się dzieje, gdy ktoś odwoła pobyt. Nasz wzór ma każdy punkt po polsku i po angielsku. W Wordzie zmieniasz pola w kolorze piasku.

Pobierz umowę (Word)

PDF do wydruku

Czy umowa jest potrzebna, gdy wynajmujesz przez Airbnb lub Booking?

Zwykle nie. Umowę tworzy już rezerwacja: na Airbnb zawierasz ją bezpośrednio z gościem, a Airbnb nie jest jej stroną (Warunki korzystania z usługi Airbnb dla Europy, punkty 1.2 i 4.2). Obowiązuje to, co jest w ofercie: cena, zasady anulowania, zasady domu. Na Booking.com gość, rezerwując, akceptuje warunki pokazane mu podczas rezerwacji, na przykład o anulowaniu i kaucji (warunki Booking.com).

Na Airbnb możesz poprosić gościa o podpisanie własnej umowy, ale tylko otwarcie: warunki muszą być w opisie oferty i w całości w wiadomościach z gościem. Jeśli gość dowie się o nich dopiero po prośbie o rezerwację, może odmówić podpisu i poprosić o anulowanie z pełnym zwrotem. A szczególnych zasad twojej umowy Airbnb za ciebie nie egzekwuje (Centrum pomocy Airbnb). Umowa nie może być sprzeczna z warunkami Airbnb ani z twoją ofertą.

Własna umowa przydaje się przy rezerwacjach bezpośrednich: stali goście, znajomi znajomych, zapytania z twojej strony. Tam żadna platforma nie przechowuje płatności, zasad rezygnacji ani kaucji.

Z naszego doświadczenia: rezerwacji bezpośrednich jest mało. Mieszkanie jest prawie zawsze zajęte, a goście, którzy chcieliby wrócić bez platformy, często nie znajdują wolnych terminów. Stałym gościom, których znamy i po których mieszkanie zawsze było w porządku, po prostu wystawiamy fakturę. Przy nowym gościu bez platformy umowa jest twoim jedynym dowodem na to, co ustaliliście.

Co wpisać w umowie najmu krótkoterminowego?

1. Strony: imię, nazwisko, adres, telefon i e-mail twoje i gościa; NIP, jeśli wynajmujesz w ramach firmy.
2. Lokal: adres, opis, wyposażenie w załączniku, największa liczba osób.
3. Czas najmu: przyjazd od, wyjazd do.
4. Czynsz i płatność: cena całkowita, co obejmuje (sprzątanie, pościel), opłata miejscowa, wpłata przy rezerwacji, reszta, konto.
5. Kaucja: wysokość, kiedy ją zwracasz, co możesz potrącić.
6. Rezygnacja: ile kosztuje odwołanie przez gościa i co, jeśli odwołasz ty.
7. Regulamin jako część umowy; wzór znajdziesz w regulaminie apartamentu.
8. Szkody i podpisy, z miejscem i datą.

Do samej umowy wystarczą imię, nazwisko, adres i kontakt gościa; numeru dowodu wzór nie wymaga. Zbieraj tylko dane, których naprawdę używasz. Czy gmina chce czegoś więcej, sprawdzisz w artykule o karcie meldunkowej.

Co mówi Kodeks cywilny?

• To zwykły najem na czas oznaczony. Wynajmujący oddaje lokal do używania na określony czas, a najemca płaci umówiony czynsz (art. 659 Kodeksu cywilnego).
• Forma pisemna nie jest obowiązkowa. Kodeks wymaga jej dopiero przy najmie na dłużej niż rok (art. 660). Umowa e-mailem też jest umową; podpisaną łatwiej jednak udowodnić w sporze.
• Regulamin wiąże, jeśli gość dostał go przed zawarciem umowy (art. 384). Dlatego wysyłasz go razem z umową.

Wynajem na miesiące, na przykład do pracy czy na studia, to inna umowa; ten wzór do tego nie służy. Co zrobić, zanim przyjmiesz pierwszego gościa, opisaliśmy w liście kontrolnej najmu krótkoterminowego.

Zadatek czy zaliczka, kaucja i rezygnacja

Zadatek czy zaliczka? Od tego słowa zależy, co dzieje się z pieniędzmi, gdy umowa nie dojdzie do skutku:

• Zadatek: jeśli gość nie przyjedzie z własnej winy, możesz od umowy odstąpić i zadatek zatrzymać; jeśli to ty nie wykonasz umowy, gość może żądać dwa razy tyle (art. 394 Kodeksu cywilnego). Gdy pobyt dojdzie do skutku, zadatek zalicza się do ceny.
• Zaliczka: Kodeks nie opisuje jej osobno. To po prostu część ceny, a co się z nią dzieje przy rezygnacji, decydują zasady w umowie.

We wzorze skreśl jedno z dwóch słów.

Kaucja. Pokrywa szkody, nie zwykłe zużycie, i potrącasz tylko to, co udokumentujesz. Napisz, w ile dni ją zwrócisz. My bierzemy kaucję tylko przy długich pobytach, od 20 nocy: na wypadek, gdyby zużycie ciepłej i zimnej wody mocno przekroczyło to, co ustaliliśmy. Jeśli mieści się w normie, gość dostaje wszystko z powrotem. We wzorze to osobna linijka.

Rezygnacja. Na Airbnb i Booking.com mamy elastyczne warunki: do pięciu dni przed przyjazdem za darmo, potem zwrot 50 %, tuż przed przyjazdem czasem nic. Kiedy gość pisze później, że zachorował, często idziemy na rękę: otwieramy terminy z powrotem. Jeśli wpadnie nowa rezerwacja, oddajemy pieniądze, jeśli nie, to nie. Tacy goście często tylko przesuwają termin i przyjeżdżają później. Dlatego we wzorze jest zdanie: jeśli wynajmiesz te noce ponownie, zwracasz to, co za nie dostaniesz.

Umowa, regulamin i przewodnik dla gości

Umowa włącza regulamin do warunków, a gość musi go dostać przed rezerwacją. Najprościej wysłać link. W GuestQR regulamin jest w cyfrowym przewodniku dla gości razem z przyjazdem, wyjazdem, Wi-Fi i poleceniami z okolicy. Wysyłasz link razem z umową; goście czytają przewodnik w telefonie, w swoim języku spośród ośmiu, bez aplikacji. W mieszkaniu do tego samego przewodnika prowadzi plakat z kodem QR na ścianie.