Smlouva o ubytování: vzor zdarma pro apartmán (Word a PDF)
Vzor smlouvy o ubytování v bytě zdarma ve Wordu a PDF, česky a anglicky: kdy ji potřebujete u Airbnb, co do ní patří, záloha, kauce, storno a občanský zákoník.
Smlouva o ubytování se vejde na dvě stránky: kdo koho ubytuje, na které noci, za kolik, s jakou kaucí a co se stane, když někdo pobyt zruší. Náš vzor je pro apartmán, ne pro ubytovnu, a každý bod má česky i anglicky. Ve Wordu změníte pole v pískové barvě.
Potřebujete smlouvu o ubytování u Airbnb nebo Booking.com?
Většinou ne. Smlouvu vytvoří už rezervace: u Airbnb vzniká přímo mezi vámi a hostem a Airbnb není její stranou (Podmínky služby Airbnb pro Evropu, oddíly 1.2 a 4.2). Platí to, co stojí v nabídce: cena, storno podmínky, pravidla domu. U Booking.com host rezervací přijímá podmínky, které mu systém při rezervaci ukáže, třeba ke zrušení a kauci (podmínky Booking.com).
U Airbnb smíte po hostovi chtít podpis vlastní smlouvy, ale jen otevřeně: podmínky musí být v popisu nabídky a celé ve zprávách s hostem. Dozví-li se o nich host až po žádosti o rezervaci, může podpis odmítnout a požádat o zrušení s plnou náhradou. A zvláštní pravidla vaší smlouvy za vás Airbnb nevymáhá (centrum nápovědy Airbnb). Smlouva nesmí odporovat podmínkám Airbnb ani vaší nabídce.
Vlastní smlouva se hodí pro přímé rezervace: stálí hosté, známí známých, poptávky z vašeho webu. Tam žádná platforma neuchovává platbu, storno ani kauci.
Z naší zkušenosti: přímých rezervací je málo. Byt je skoro pořád obsazený a hosté, kteří by se rádi vrátili bez platformy, často nenajdou volný termín. Stálým hostům, které známe a po kterých byl byt vždy v pořádku, prostě vystavíme fakturu. U nového hosta bez platformy je smlouva vaším jediným dokladem o tom, co jste si domluvili.
Smlouva o ubytování, nebo nájemní smlouva?
Občanský zákoník zná obě. Smlouvou o ubytování (o přechodném nájmu) se ubytovatel zavazuje poskytnout hostovi přechodné ubytování na ujednanou dobu v zařízení k tomu určeném a host platí za ubytování a služby (§ 2326 občanského zákoníku). Pokud byt pronajímáte k rekreaci nebo jinému zjevně krátkodobému účelu, nepoužijí se ani zvláštní ustanovení o nájmu bytu (§ 2235 odst. 2). Pro hosty na pár nocí je tedy smlouva o ubytování přirozená volba a vzor na ni odkazuje.
Ubytovatel může smlouvu vypovědět bez výpovědní doby, pokud host i přes výstrahu hrubě porušuje své povinnosti nebo dobré mravy (§ 2331). Proto je ve smlouvě odkaz na ubytovací řád: bez něj se těžko dokazuje, co host porušil.
Pro hosta, který má bydlet měsíce kvůli práci nebo studiu, tento vzor není; o nájemní smlouvě se poraďte s advokátem.
Co patří do smlouvy o ubytování?
- Strany: jméno, adresa, telefon a e-mail váš i hosta, IČO, pokud pronajímáte na živnost.
- Apartmán: adresa, popis, vybavení v příloze, nejvyšší počet osob.
- Doba ubytování: příjezd od, odjezd do.
- Cena a platba: celková cena, co zahrnuje (úklid, prádlo), poplatek z pobytu, záloha, doplatek, účet.
- Kauce: výše, kdy ji vrátíte, co z ní můžete strhnout.
- Zrušení: kolik stojí storno hosta a co platí, když zrušíte vy.
- Ubytovací řád jako součást smlouvy.
- Evidence: do evidenční knihy zapisujete všechny hosty kvůli poplatku, cizinci podepisují přihlašovací tiskopis a hlásíte je přes Ubyport. Smlouva nic z toho nenahrazuje.
- Škody a podpisy, s místem a datem.
Záloha, kauce a storno
Záloha. Část ceny při rezervaci, zbytek před příjezdem. Ve vzoru je jako příklad 30 % a záloha se započte do ceny.
Kauce. Kryje škody, ne běžné opotřebení, a strhnete jen to, co doložíte. Napište, do kolika dnů ji vrátíte. My kauci chceme jen u dlouhých pobytů, od 20 nocí: pro případ, že spotřeba teplé a studené vody výrazně přesáhne, co jsme si domluvili. Když zůstane v normě, host dostane všechno zpět. Ve vzoru je to samostatný řádek.
Storno. Na Airbnb a Booking.com máme flexibilní podmínky: do pěti dnů před příjezdem zdarma, pak se vrací 50 %, těsně před příjezdem někdy nic. Když nám host napíše později, že onemocněl, často vyjdeme vstříc: termín znovu otevřeme. Přijde-li nová rezervace, peníze mu vrátíme, jinak ne. Takoví hosté si pak často termín jen přesunou a přijedou. Proto ve vzoru stojí: pronajmete-li ty noci znovu, vrátíte, co za ně dostanete.
Smlouva, ubytovací řád a průvodce pro hosty
Smlouva dělá z ubytovacího řádu svou součást a host ho má znát ještě před rezervací. Nejjednodušší je poslat mu odkaz. S GuestQR je ubytovací řád v digitální uvítací knize spolu s příjezdem, odjezdem, Wi-Fi a tipy na okolí. Odkaz pošlete se smlouvou; hosté si průvodce přečtou v telefonu, ve svém jazyce z osmi, bez aplikace. V bytě vede ke stejnému průvodci QR plakát na zdi.
