Karta meldunkowa w apartamencie: wzór i czy jest obowiązkowa

Karta meldunkowa w apartamencie na doby nie jest w Polsce obowiązkowa: nie musisz meldować gości ani przekazywać ich danych policji. Warto jednak prowadzić krótki rejestr gości, bo z niego rozliczysz opłatę miejscową i podatek, a w razie szkody wiesz, kto u ciebie mieszkał. Tu znajdziesz darmowy wzór karty meldunkowej do druku, po polsku i angielsku, z rejestrem pobytów na drugiej stronie.

Pobierz wzór karty meldunkowej (Word, za darmo)

Czy meldunek gości w apartamencie jest obowiązkowy?

Nie. Obowiązek meldunkowy dotyczy samego gościa, nie gospodarza, i przy krótkim pobycie w ogóle nie powstaje (ustawa o ewidencji ludności):

• Polak melduje się na pobyt czasowy dopiero, gdy przebywa w jednym miejscu ponad 3 miesiące (art. 25 ust. 4).
• Cudzoziemiec nie melduje się, jeśli jego pobyt w Polsce trwa do 30 dni (art. 42 ust. 2).
• Policja. Polskie prawo nie każe gospodarzowi zgłaszać gości, w przeciwieństwie do Włoch, Hiszpanii czy Czech.

Książki meldunkowe, o które pytają ludzie w wyszukiwarce, to relikt dawnych przepisów: skoro przy pobycie do 3 miesięcy (Polacy) i do 30 dni (cudzoziemcy) meldunku nie ma, nie ma też czego do nich wpisywać.

Obowiązkiem jest za to zgłoszenie apartamentu do ewidencji obiektów w gminie: jak zarejestrować najem krótkoterminowy.

Po co więc karta meldunkowa?

Bo i tak potrzebujesz kilku danych o każdym pobycie:

1. Opłata miejscowa. Wprowadza ją rada gminy w wybranych miejscowościach i sama ustala stawkę. Zwykle pobiera ją ten, kto zapewnia nocleg (podatki.gov.pl). Liczysz ją od liczby osób i dób, więc musisz je mieć zapisane.
2. Podatek. Przychód z najmu rozliczasz z urzędem skarbowym. Rejestr pobytów to gotowe zestawienie.
3. Szkody i spory. Pęknięta szyba wychodzi przy sprzątaniu, czasem dwa pobyty później. Data i nazwisko rozwiązują sprawę.
4. Regulamin. Podpis na karcie potwierdza, że gość zapoznał się z regulaminem apartamentu.

Jakie dane zbierać, a jakich nie?

Tylko te, które są ci naprawdę potrzebne. Tak każe RODO (art. 5 ust. 1 lit. c): dane mają być ograniczone do niezbędnych. Nasz wzór pyta o:

• imię i nazwisko;
• daty przyjazdu i wyjazdu oraz liczbę osób, osobno dorosłych i dzieci;
• kraj zamieszkania;
• telefon lub e-mail;
• numer rejestracyjny auta, jeśli gość parkuje na twoim miejscu.

Nie ma w nim numeru dowodu ani paszportu. Skoro nie musisz ich nikomu przekazywać, nie zbieraj ich, a już na pewno nie kopiuj dokumentów. Czego nie masz, tego nie zgubisz.

Na końcu karty wpisz, kto jest administratorem danych, po co je zbierasz i jak długo je trzymasz. Okres przechowywania dopasuj do swoich potrzeb, na przykład rozliczeń podatkowych.

Jak korzystać ze wzoru

1. Przy rezerwacji przepisz z niej imię, daty i liczbę osób.
2. Przy przyjeździe gość sprawdza dane, zaznacza regulamin i podpisuje. Przy samodzielnym zameldowaniu karta czeka na stole z długopisem. Więcej w artykule self check-in w apartamencie.
3. Przy wyjeździe wpisujesz osobodoby i pobraną opłatę miejscową.
4. Raz w miesiącu przenosisz pobyty do rejestru na drugiej stronie, a karty starsze niż twój okres przechowywania niszczysz.

Wiadomość po rezerwacji

«Dziękujemy za rezerwację! Prosimy o imię i nazwisko osoby rezerwującej, liczbę dorosłych i dzieci oraz godzinę przyjazdu. Na miejscu poprosimy tylko o podpis na karcie pobytu. Dokumentów nie kopiujemy.»

Karta na stole, przewodnik w telefonie

GuestQR nie prowadzi rejestru gości i nie przechowuje ich danych: karta zostaje u ciebie. Pomaga natomiast z resztą przyjazdu. Wklejasz link do ogłoszenia z Airbnb lub Bookingu, a w sekcji przyjazdu w przewodniku piszesz: «Prosimy podpisać kartę na stole». Gość czyta to jeszcze w drodze, w swoim języku, jednym z 8, a w apartamencie plakat z kodem QR na ścianie otwiera ten sam przewodnik: Wi-Fi, regulamin i wyjazd. Regulaminu jeszcze nie masz? Zacznij od naszego wzoru regulaminu apartamentu.