Fiche individuelle de police : modèle gratuit et règles
Modèle gratuit de fiche individuelle de police en Word, en français et en anglais : qui la remplit, quelles mentions, enfants de moins de 15 ans, 6 mois de conservation.
La fiche individuelle de police est le formulaire que chaque voyageur étranger remplit et signe dès son arrivée dans votre location saisonnière. Vous la gardez six mois et ne la remettez à la police ou à la gendarmerie que si elles la demandent. Voici un modèle de fiche de police gratuit, en Word, en français et en anglais pour que vos voyageurs comprennent ce qu'ils signent, et les règles à connaître.
Télécharger le modèle de fiche individuelle de police (Word, gratuit)
Qui doit faire remplir une fiche de police ?
Toute personne qui loue un hébergement touristique, à titre professionnel ou non : meublé de tourisme, gîte, chambre d'hôtes, comme l'hôtel ou le camping. La location vide n'est pas concernée. Les règles sont dans le Code de l'entrée et du séjour des étrangers (articles R814-1 à R814-3), et service-public.fr les résume :
- Pour qui. Chaque client de nationalité étrangère, ressortissants de l'Union européenne compris : un Belge, une Allemande, un Américain. Pas les Français.
- Quand. Dès l'arrivée. Le voyageur remplit la fiche et la signe.
- Et s'il refuse ? Vous pouvez refuser de le loger.
Ce que contient la fiche individuelle de police
Le code fixe la liste, et elle est courte :
- nom et prénoms ;
- date et lieu de naissance ;
- nationalité ;
- domicile habituel ;
- numéro de téléphone mobile et adresse électronique ;
- date d'arrivée et date de départ prévue.
Les enfants de moins de 15 ans peuvent figurer sur la fiche de l'adulte qui les accompagne : notre modèle leur réserve un tableau.
Remplir la fiche sans croiser le voyageur
Le code ne vous oblige pas à accueillir vos voyageurs en personne. Avec une arrivée autonome, préparez la fiche à l'avance :
- À la réservation, demandez les informations de la liste au voyageur.
- Avant l'arrivée, préremplissez une fiche par adulte étranger et posez-la sur la table, avec un stylo.
- À l'arrivée, le voyageur relit, corrige si besoin et signe.
- Au ménage, rangez les fiches signées dans un classeur, par date.
- Après six mois, détruisez-les.
Boîte à clé, serrure connectée, consignes à envoyer : tout est dans notre article arrivée autonome Airbnb.
Combien de temps garder la fiche, et à qui la donner ?
Six mois. Pendant ce temps, vous la remettez uniquement aux services de police ou aux unités de gendarmerie qui la demandent, sur papier ou sous forme dématérialisée. Rien n'est envoyé d'office : contrairement à l'Espagne ou à l'Italie, la France ne vous demande pas de transmettre les données de chaque voyageur.
Vous n'avez donc ni portail ni délai à respecter. Votre seule obligation est d'avoir la fiche signée, bien rangée, le jour où on vous la demande. Et de ne pas la confier à quelqu'un d'autre : elle ne sert qu'à la police et à la gendarmerie.
La fiche de police ne remplace ni le numéro d'enregistrement de votre meublé ni la taxe de séjour. Le point sur le numéro : numéro d'enregistrement du meublé de tourisme.
Message à envoyer à la réservation
« Merci pour votre réservation ! La loi française demande à chaque voyageur étranger de remplir une fiche de police à l'arrivée. Pour gagner du temps, pouvez-vous nous envoyer, pour chaque adulte : nom et prénoms, date et lieu de naissance, nationalité, adresse, téléphone mobile et e-mail ? La fiche préremplie vous attendra sur la table : il ne restera qu'à la signer. »
La fiche sur la table, le livret dans le téléphone
GuestQR ne remplit pas la fiche de police : elle reste sur papier, chez vous. En revanche, votre livret d'accueil numérique peut la rappeler. Collez le lien de votre annonce Airbnb ou Booking, et dans la section arrivée du livret, écrivez « Merci de signer la fiche posée sur la table ». Le voyageur la lit avant d'arriver, dans sa langue parmi 8, et dans le logement une affiche QR au mur ouvre le même livret, avec le wifi, le règlement intérieur et le départ. Pas encore de règlement ? Partez de notre modèle de règlement intérieur.
