Alloggiati Web per affitti brevi: schedina, scadenze e modulo

Se affitti casa per meno di 30 giorni, devi comunicare i dati dei tuoi ospiti alla Questura su Alloggiati Web, il portale della Polizia di Stato: entro 24 ore dall'arrivo, o entro 6 ore se restano al massimo un giorno. Ogni ospite è una schedina. Qui trovi un modulo gratis in Word, in italiano e inglese, per raccogliere i dati prima dell'arrivo, e le regole del decreto che quasi nessuno cita: cosa tenere e cosa cancellare.

Scarica il modulo dati ospiti per Alloggiati Web (Word, gratis)

Come comunicare gli ospiti alla Questura per un affitto breve?

Con Alloggiati Web. L'obbligo è l'art. 109 del TULPS, lo stesso degli alberghi, e vale anche per gli affitti brevi sotto i 30 giorni. Come e quando lo dice il decreto del Ministero dell'Interno del 7 gennaio 2013, aggiornato nel 2021:

1. Le credenziali, una volta sola. Fai domanda di accesso alla Questura competente per il tuo comune. Ricevi le credenziali per entrare con un secondo fattore di sicurezza.
2. I dati prima dell'arrivo. Chiedili all'ospite quando prenota: ti eviti di copiarli a mezzanotte.
3. Il documento, di persona. All'arrivo controlli che i dati corrispondano al documento. Senza vedere l'ospite non basta: lo spieghiamo in self check-in negli affitti brevi.
4. L'invio entro 24 ore. Entro 6 ore se il soggiorno non supera le 24 ore.
5. La ricevuta. Scaricala e conservala: vale come prova dell'invio.

Quali dati chiede la schedina alloggiati

Per l'ospite che presenta il documento, l'allegato tecnico del decreto chiede:

• data di arrivo e numero di giorni di permanenza;
• cognome, nome e sesso;
• data e luogo di nascita (comune e provincia se in Italia, Stato se all'estero);
• cittadinanza;
• tipo e numero del documento d'identità;
• luogo di rilascio del documento.

Per una famiglia basta il documento di uno dei coniugi, che indica anche i dati dell'altro coniuge e dei figli minorenni. Per un gruppo guidato basta quello del capogruppo. Per familiari e membri del gruppo servono solo permanenza, cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita e cittadinanza, senza documento.

Il nostro modulo segue esattamente questa divisione: una parte per l'ospite principale, una tabella per gli altri.

Cosa conservare, e cosa no

È la parte che quasi nessuno racconta. Il decreto (art. 4-bis) dice due cose:

• La ricevuta va conservata per 5 anni. È la tua prova di aver comunicato gli ospiti.
• I dati trasmessi vanno cancellati appena il sistema genera la ricevuta.

Quindi niente archivio di schedine e fotocopie di passaporti «per sicurezza». Inserisci i dati, scarica la ricevuta e distruggi il modulo cartaceo. Meno dati tieni, meno ne puoi perdere.

Errori frequenti

• Mandare la schedina a fine soggiorno. Il termine è 24 ore dall'arrivo, non dalla partenza.
• Dimenticare il soggiorno di una notte. Sotto le 24 ore il termine scende a 6 ore.
• Comunicare solo chi ha prenotato. Va comunicato ogni ospite, con le semplificazioni per famiglie e gruppi.
• Confondere Alloggiati Web con il resto. La comunicazione alla Questura non sostituisce il CIN, l'imposta di soggiorno né le statistiche di regione e comune: il punto su tutto in adempimenti degli affitti brevi.

Messaggio da inviare alla prenotazione

«Grazie per aver prenotato! In Italia la legge ci chiede di comunicare alla Questura i dati di chi soggiorna. Puoi mandarci, per ogni ospite, cognome, nome, sesso, data e luogo di nascita, cittadinanza e tipo, numero e luogo di rilascio del documento? Se viaggiate in famiglia, basta il documento di uno dei coniugi. All'arrivo ci basterà vedere i documenti.»

Il modulo per la Questura, la guida nel telefono

GuestQR non invia schedine e non conserva dati dei documenti: quelli restano tra te e Alloggiati Web. Quello che fa è il resto dell'arrivo. Incolli il link del tuo annuncio Airbnb o Booking e, nella sezione arrivo del welcome book digitale, scrivi «All'arrivo tieni a portata di mano i documenti di tutti». L'ospite lo legge prima di partire, nella sua lingua tra 8, e in casa un poster QR alla parete apre la stessa guida, con il wifi, le regole della casa e il check-out. Le regole non le hai ancora scritte? Parti dal nostro modello di regole della casa.