Instrukcja zameldowania: wzór wiadomości dla gości Airbnb

Dobra instrukcja zameldowania mieści się w jednej wiadomości, wysłanej dzień lub dwa przed przyjazdem: adres i wejście, parking, godzina zameldowania, jak otworzyć drzwi, Wi-Fi, twój numer i link do przewodnika. Kod do drzwi idzie osobno, w dniu przyjazdu. We wzorze są cztery gotowe wiadomości, od rezerwacji do drzwi, po polsku i po angielsku.

Pobierz wzór (Word)

PDF do druku

Co napisać w instrukcji zameldowania

1. Adres z kodem pocztowym, tak jak gość wpisze go w mapę w telefonie.
2. Wejście: które drzwi, które piętro, które mieszkanie, jakie nazwisko na domofonie.
3. Parking: gdzie i czy jest płatny.
4. Godzinę zameldowania i co, jeśli gość przyjedzie wcześniej.
5. Jak otworzyć drzwi: zamek inteligentny, zamek na kod, sejf na klucze albo przekazanie osobiście.
6. Wi-Fi: nazwę sieci i hasło.
7. Twój numer telefonu, gdyby coś nie działało.
8. Link do przewodnika, ze zdjęciami wejścia i regulaminem.

Z naszego doświadczenia wystarczy jedna wiadomość. Wychodzi dzień lub dwa przed przyjazdem, z linkiem do przewodnika: gość czyta instrukcje i regulamin, zanim wyruszy. Kod do drzwi wysyłamy sami w dniu przyjazdu. Najczęstsze pytanie i tak przychodzi, choć godzina jest w wiadomości: czy możemy przyjechać wcześniej? Nasza odpowiedź: tak, bez dopłaty, jeśli mieszkanie jest gotowe.

Pomiń to, czego gość nie potrzebuje, żeby wejść: cały regulamin, instrukcje sprzętów, dziesięć poleconych restauracji. To trafia do przewodnika. Wiadomość długą na stronę gość tylko przelatuje wzrokiem, a kod w niej ginie.

Kiedy wysłać którą wiadomość

• Zaraz po rezerwacji: krótkie podziękowanie, godzina zameldowania i jedno pytanie: o której mniej więcej Państwo przyjadą? Przed rezerwacją Airbnb wymaga, żeby cała komunikacja została na Airbnb (zasady Airbnb), więc twój numer i link do przewodnika wysyłasz po niej.
• Dzień lub dwa przed przyjazdem: główna wiadomość z listą powyżej. Wysłana tydzień wcześniej się zapomina, w dniu przyjazdu trafia do gości już w drodze.
• W dniu przyjazdu: kod do drzwi, gdy mieszkanie jest gotowe.
• Gdy gość pyta o wcześniejszy przyjazd: szybkie „tak” albo „jeszcze nie”. Obie odpowiedzi są we wzorze.

Jak zaplanować wiadomość na Airbnb

Na Airbnb są na to dwa miejsca. Pierwsze to wskazówki dotyczące przyjazdu w ofercie (pomoc Airbnb): w „Oferty” wybierz obiekt, otwórz „Edytor oferty”, potem „Wskazówki dotyczące przyjazdu”, wybierz „Sposób zameldowania” (inteligentny zamek, klawiatura, skrytka, personel budynku, osobiste powitanie albo inne), dodaj instrukcje i kliknij „Zapisz”. Gość widzi sposób zameldowania, ale szczegółowe instrukcje dopiero 48 godzin przed zameldowaniem.

Drugie to zaplanowane szybkie odpowiedzi (pomoc Airbnb):

1. Kliknij „Wiadomości”, a następnie „Ustawienia”.
2. Kliknij „Zarządzaj szybkimi odpowiedziami”, a potem „Utwórz”.
3. Nazwij szablon i wklej wiadomość.
4. W „Wybierz oferty” zaznacz obiekt, w „Zaplanowana na” moment, na przykład dwa dni przed zameldowaniem.
5. Kliknij „Zapisz”.

Zamiast wszystko wpisywać, wstawiaj dane: „Imię gościa”, „Godzina zameldowania”, „Adres”, „Wskazówki dojazdu”, „Nazwa sieci Wi-Fi”, „Hasło do Wi-Fi” i inne. Airbnb uzupełnia je z oferty i rezerwacji, a wiadomość wysyła według strefy czasowej oferty. Przed zapisaniem włącz opcję „Wysyłaj w przypadku rezerwacji last minute i pobytów krótkoterminowych”. Bez niej wiadomość zaplanowana na dwa dni przed zameldowaniem przepada, jeśli ktoś zarezerwuje w dniu przyjazdu. Z nią wychodzi w chwili rezerwacji.

Jak zaplanować wiadomość na Booking.com

Booking.com wysyła szablony w stałych momentach: przy rezerwacji, tydzień, 3 dni i 1 dzień przed przyjazdem, w dniu przyjazdu i 1 dzień przed wyjazdem (Booking.com Partner Hub).

1. W extranecie kliknij zakładkę „Obiekt”, potem „Preferencje dotyczące wiadomości” i zakładkę „Szablony wiadomości”.
2. Kliknij „Utwórz nowy szablon”, napisz wiadomość i dodaj wstępnie wypełnione bloki, na przykład imię gościa albo godzinę zameldowania.
3. Potwierdź język, kliknij „Kontynuuj”, wpisz nazwę i temat szablonu, zapisz.
4. W zakładce „Planer wysyłania szablonów” kliknij „Ustaw czas wysyłania szablonu”, wybierz moment i szablon, potem „Dodaj do grafiku”.

Wersję angielską zapisz pod tą samą nazwą co polską: każdy gość dostanie swój język, pozostali język domyślny. Booking.com zaleca angielski jako domyślny.

Dwie zasady zaskakują wielu gospodarzy. Linki, których nie zatwierdziłeś, znikają z wiadomości, a gość widzi „[Link został usunięty]”. Dodaj więc najpierw adres przewodnika w „Preferencjach dotyczących wiadomości”, w „Ustawieniach dotyczących bezpieczeństwa”, po uwierzytelnieniu dwuskładnikowym (Booking.com Partner Hub). Do tego pliki PDF i kody QR nie przejdą jako załączniki: wyślij przewodnik jako link, a nie obrazek z kodem QR.

Zameldowanie na Airbnb to nie meldunek

„Zameldowanie” na Airbnb i Booking.com to po prostu przyjazd i wejście do mieszkania. Z urzędem nie ma nic wspólnego. Cudzoziemcy przebywający w Polsce do 30 dni nie mają obowiązku meldunkowego, a obywatele Polski meldują pobyt czasowy dopiero po ponad 3 miesiącach. Policji też niczego nie zgłaszasz. Twoje obowiązki to zgłoszenie obiektu w gminie i opłata miejscowa, jeśli gmina ją pobiera.

Czy karta meldunkowa w apartamencie jest obowiązkowa, wyjaśniamy we wzorze karty meldunkowej. Jak działa przyjazd bez przekazania kluczy, opisujemy w poradniku o self check-inie z sejfem na klucze.

Gotowe wiadomości do skopiowania

Po rezerwacji. „Dzień dobry, [imię]! Dziękujemy za rezerwację w [nazwa obiektu]. Czekamy na Państwa [data]. Zameldowanie od [15:00]. O której godzinie mniej więcej Państwo przyjadą?”

Dzień lub dwa wcześniej. „Dzień dobry, [imię]! [Jutro] zaczyna się Państwa pobyt. Adres: [ulica, numer, kod pocztowy, miejscowość]. Wejście to [zielone drzwi obok piekarni], [2. piętro, mieszkanie 4, nazwisko na domofonie]. Parking: [gdzie]. Zameldowanie od [15:00]; będą Państwo wcześniej? Prosimy zapytać: jeśli mieszkanie jest gotowe, można wejść wcześniej bez dopłaty. Drzwi mają [zamek inteligentny], kod wyślemy w dniu przyjazdu. Wi-Fi: [sieć], hasło [hasło]. Zdjęcia wejścia i film z drogą do drzwi są w przewodniku: [link]. Pytania? [twój numer].”

W dniu przyjazdu. „Dzień dobry, [imię]! Mieszkanie jest gotowe. Kod na dziś: [kod]. Jeśli drzwi się nie otworzą, prosimy dzwonić pod [twój numer], od razu pomożemy.”

Gdy gość pyta o wcześniejszy przyjazd. „Dobra wiadomość: dziś mieszkanie jest gotowe wcześniej. Zameldowanie możliwe od [12:00], bez dopłaty.” Albo: „Sprzątanie kończy się około [13:00]. Napiszemy, gdy tylko mieszkanie będzie gotowe.”

Na ostatni dzień jest wiadomość bliźniacza: w naszych instrukcjach wymeldowania znajdziesz tę na wieczór przed wyjazdem.

Wiadomość i cyfrowy przewodnik dla gości

Wiadomość gość czyta raz, w drodze. Wszystko, czego szuka ponownie, trafia do przewodnika. Z GuestQR twój cyfrowy przewodnik dla gości ma kartę zameldowania z godziną, twoim tekstem, do pięciu zdjęć i filmem z drogą do drzwi. Piętro, mieszkanie i domofon są pod adresem, przycisk mapy może prowadzić prosto do wejścia, a hasło do Wi-Fi jest jedno stuknięcie dalej. Gość otwiera przewodnik z linku w twojej wiadomości, w swoim języku, jednym z ośmiu, bez aplikacji. W mieszkaniu plakat QR na ścianie otwiera ten sam przewodnik. Papier, PDF czy przewodnik online? W porównaniu cyfrowych przewodników dla gości znajdziesz też, jak zrobić go za darmo.