Anreiseinformationen Ferienwohnung: Vorlage für die Gäste-Nachricht

Gute Anreiseinformationen für die Ferienwohnung passen in eine Nachricht, ein bis zwei Tage vor der Ankunft: Adresse und Eingang, Parken, Check-in-Zeit, wie die Tür aufgeht, WLAN, Ihre Nummer und der Link zur Gästemappe. Den Türcode schicken Sie getrennt, am Anreisetag. Die Vorlage enthält vier fertige Nachrichten von der Buchung bis zur Haustür, auf Deutsch und Englisch.

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Was gehört in die Anreiseinformationen?

1. Die Adresse mit Postleitzahl, so wie Gäste sie in die Karten-App tippen.
2. Der Eingang: welche Tür, welches Stockwerk, welche Wohnung, welcher Name an der Klingel.
3. Parken: wo, und ob es etwas kostet.
4. Die Check-in-Zeit, und was gilt, wenn Gäste früher da sind.
5. Wie die Tür aufgeht: Smart Lock, Codeschloss, Schlüsselbox oder Übergabe.
6. WLAN: Name des Netzwerks und Passwort.
7. Ihre Telefonnummer, falls etwas nicht klappt.
8. Der Link zur Gästemappe, mit Fotos vom Eingang und der Hausordnung.

Aus unserer Erfahrung reicht eine Nachricht. Sie geht ein bis zwei Tage vor der Anreise raus, mit dem Link zur Gästemappe: So lesen Gäste die Anweisungen und die Hausordnung, bevor sie losfahren. Den Türcode schicken wir selbst am Anreisetag. Die häufigste Frage kommt trotzdem, obwohl die Uhrzeit in der Nachricht steht: Dürfen wir früher kommen? Unsere Antwort: ja, ohne Aufpreis, wenn die Wohnung fertig ist.

Was Gäste zum Hineinkommen nicht brauchen, lassen Sie weg: die ganze Hausordnung, Bedienungsanleitungen, zehn Restauranttipps. Das gehört in die Gästemappe. Eine Nachricht, so lang wie eine Seite, wird überflogen, und der Code geht darin unter.

Wann geht welche Nachricht raus?

• Gleich nach der Buchung: kurzer Dank, Check-in-Zeit und eine Frage: Wann ungefähr kommen Sie an? Vor der Buchung verlangt Airbnb, dass die ganze Kommunikation auf Airbnb bleibt (Airbnb-Richtlinie). Ihre Nummer und den Link schicken Sie also danach.
• Ein bis zwei Tage vor der Anreise: die Hauptnachricht mit der Liste oben. Eine Woche vorher wird sie vergessen, am Anreisetag erreicht sie Gäste schon unterwegs.
• Am Anreisetag: der Türcode, sobald die Wohnung fertig ist.
• Wenn Gäste früher kommen wollen: ein schnelles Ja oder ein „noch nicht“. Beide Antworten stehen in der Vorlage.

Anreiseinformationen bei Airbnb planen

Bei Airbnb gibt es dafür zwei Stellen. Die erste ist der Leitfaden zur Ankunft im Inserat (Airbnb-Hilfe): Unter „Inserate“ die Unterkunft wählen, im „Inserate-Editor“ auf „Leitfaden zur Ankunft“ klicken, eine „Check-in-Methode“ wählen (Smart Lock, Tastatur, Lockbox, Gebäudepersonal, Persönliche Begrüßung oder Sonstiges), Anweisungen eintragen und „Speichern“. Die Methode sehen Gäste, die genauen Anweisungen aber erst 48 Stunden vor dem Check-in.

Die zweite sind geplante schnelle Antworten (Airbnb-Hilfe):

1. Auf „Nachrichten“ und dann auf „Einstellungen“ klicken.
2. „Schnelle Antworten verwalten“ und dann „Erstellen“.
3. Der Vorlage einen Namen geben und die Nachricht einfügen.
4. Unter „Inserate auswählen“ die Unterkunft wählen, unter „Geplant für“ den Zeitpunkt, zum Beispiel zwei Tage vor dem Check-in.
5. „Speichern“.

Statt alles abzutippen, fügen Sie Angaben ein: „Vorname des Gastes“, „Check-in-Zeit“, „Adresse“, „Wegbeschreibung“, „WLAN-Name“, „WLAN-Passwort“ und weitere. Airbnb füllt sie aus Inserat und Buchung aus und sendet in der Zeitzone des Inserats. Schalten Sie vor dem Speichern „Für Last-Minute-Buchungen und Kurzaufenthalte senden“ ein. Ohne den Schalter fällt eine Nachricht „zwei Tage vor dem Check-in“ weg, wenn jemand am selben Tag bucht. Mit dem Schalter geht sie sofort bei der Buchung raus.

Anreiseinformationen bei Booking.com planen

Booking.com verschickt Vorlagen zu festen Zeitpunkten: wenn Gäste buchen, eine Woche, drei Tage und einen Tag vor der Anreise, am Tag der Anreise und einen Tag vor der Abreise (Booking.com Partner Hub).

1. Im Extranet auf „Unterkunft“ klicken, dann „Kommunikationspräferenz“ und den Reiter „Nachrichtenvorlagen“.
2. „Neue Vorlage erstellen“, die Nachricht schreiben und vorausgefüllte Blöcke wie Gastname oder Check-in-Zeit einfügen.
3. Sprache bestätigen, „Weiter“, Namen und Thema der Vorlage eintragen, speichern.
4. Im Reiter „Vorlagenplaner“ auf „Vorlage planen“ klicken, Zeitpunkt und Vorlage wählen, dann „Zum Zeitplan hinzufügen“.

Die englische Fassung speichern Sie unter demselben Namen wie die deutsche: Dann bekommt jeder Gast seine Sprache, alle anderen die Standardsprache. Booking.com empfiehlt Englisch als Standard.

Zwei Regeln überraschen viele Gastgeber. Links, die Sie nicht freigegeben haben, entfernt Booking.com aus der Nachricht. Tragen Sie die Adresse Ihrer Gästemappe vorher unter „Kommunikationspräferenz“ und „Sicherheitseinstellungen“ ein, nach der Zwei-Faktor-Authentifizierung (Booking.com Partner Hub). Und PDF-Dateien und QR-Codes gehen nicht als Anhang: Schicken Sie die Mappe als Link, nicht als Bild eines QR-Codes.

Meldeschein: was die Nachricht dazu sagen muss

Seit 2025 brauchen Sie den Meldeschein nur noch für ausländische Gäste. Er enthält unter anderem Name, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit, Anschrift und die Nummer des Passes, und der Gast unterschreibt ihn am Tag der Ankunft von Hand. Ohne Treffen heißt das: Daten vorher einsammeln, den Meldeschein ausgefüllt auf den Tisch legen, und der Gast unterschreibt bei der Ankunft.

Alle Pflichtangaben und eine Vorlage finden Sie in unserem Artikel zum Meldeschein für die Ferienwohnung. Wie die Anreise ohne Schlüsselübergabe funktioniert, steht im Beitrag zum Self-Check-in in der Ferienwohnung.

Begrüßungstext und Anreiseinformationen zum Kopieren

Nach der Buchung. „Hallo [Vorname], vielen Dank für Ihre Buchung in [Name der Unterkunft]! Wir freuen uns auf Sie am [Datum]. Check-in ist ab [15 Uhr]. Wann ungefähr kommen Sie an?“

Ein bis zwei Tage vorher. „Hallo [Vorname], [morgen] geht es los! Die Adresse: [Straße, Nummer, PLZ, Ort]. Der Eingang ist [die grüne Tür neben der Bäckerei], [2. OG, Wohnung 4, Klingel: Name]. Parken: [wo]. Check-in ab [15 Uhr]; früher da? Fragen Sie uns: Ist die Wohnung fertig, dürfen Sie ohne Aufpreis früher hinein. Die Tür hat ein [Smart Lock], den Code bekommen Sie am Anreisetag. WLAN: [Netzwerk], Passwort [Passwort]. Fotos vom Eingang und ein Video vom Weg zur Tür finden Sie in Ihrer Gästemappe: [Link]. Fragen? [Ihre Nummer].“

Am Anreisetag. „Hallo [Vorname], die Wohnung ist bereit! Ihr Türcode für heute: [Code]. Geht die Tür nicht auf, rufen Sie an: [Ihre Nummer]. Wir helfen sofort.“

Wenn Gäste früher kommen wollen. „Gute Nachricht: Die Wohnung ist heute früher fertig. Sie können ab [12 Uhr] einchecken, ohne Aufpreis.“ Oder: „Die Reinigung ist gegen [13 Uhr] fertig. Wir schreiben Ihnen, sobald die Wohnung bereit ist.“

Für den letzten Tag gibt es das Gegenstück: Unsere Checkliste für die Abreise hat die Nachricht für den Vorabend.

Nachricht und digitale Gästemappe

Eine Nachricht lesen Gäste einmal, unterwegs. Alles, was sie später wieder nachschlagen, gehört in die Mappe. Mit GuestQR hat Ihre digitale Gästemappe eine Karte für den Check-in mit Uhrzeit, Ihrem Text, bis zu fünf Fotos und einem Video vom Weg zur Tür. Stockwerk, Wohnung und Klingel stehen unter der Adresse, der Kartenknopf kann direkt zum Eingang führen, das WLAN-Passwort ist einen Fingertipp entfernt. Gäste öffnen die Mappe über den Link in Ihrer Nachricht, in ihrer Sprache, einer von acht, ohne App. In der Wohnung führt das QR-Poster an der Wand zur selben Mappe. Papier, PDF oder App? Unser Vergleich digitaler Gästemappen zeigt auch, wie Sie eine kostenlos erstellen.