Mensaje de bienvenida Airbnb: plantilla e instrucciones de llegada

Un buen mensaje de bienvenida de Airbnb cabe en un solo mensaje, enviado uno o dos días antes de la llegada: la dirección y el portal, el aparcamiento, la hora de entrada, cómo se abre la puerta, el wifi, tu número y el enlace de la guía. El código de la puerta va aparte, el mismo día. La plantilla trae cuatro mensajes listos, desde la reserva hasta la puerta, en español y en inglés.

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¿Qué poner en el mensaje de bienvenida?

1. La dirección, con el código postal, tal como el huésped la escribe en el mapa del móvil.
2. La entrada: qué portal, qué planta, qué puerta, qué nombre en el portero.
3. El aparcamiento: dónde, y si se paga.
4. La hora de entrada, y qué pasa si el huésped llega antes.
5. Cómo se abre la puerta: cerradura inteligente, teclado, caja de llaves o entrega en persona.
6. El wifi: nombre de la red y contraseña.
7. Tu número de teléfono, para cuando algo no funciona.
8. El enlace de la guía, con fotos de la entrada y las normas de la casa.

Por nuestra experiencia, basta un mensaje. Sale uno o dos días antes de la llegada, con el enlace de la guía: así el huésped lee las instrucciones y las normas antes de salir de casa. El código de la puerta lo mandamos nosotros el día de la llegada. La pregunta más frecuente llega igual, aunque la hora está en el mensaje: ¿podemos llegar antes? Nuestra respuesta: sí, sin coste extra, si el piso está listo.

Deja fuera lo que no hace falta para entrar: todas las normas, los manuales de los electrodomésticos, diez restaurantes recomendados. Eso va en la guía. Un mensaje largo como una página se lee en diagonal, y el código se pierde dentro.

¿Cuándo enviar cada mensaje?

• Justo después de la reserva: un gracias corto, la hora de entrada, una pregunta (¿a qué hora llegaréis?) y el formulario para el parte de viajeros. Antes de la reserva, Airbnb exige que toda la comunicación se quede en Airbnb (normas de Airbnb): tu número y el enlace de la guía van después.
• Uno o dos días antes de la llegada: el mensaje principal, con la lista de arriba. Una semana antes se olvida; el mismo día llega a huéspedes que ya están de camino.
• El día de la llegada: el código de la puerta, cuando el piso esté listo.
• Cuando el huésped pide llegar antes: un sí rápido o un «todavía no». Las dos respuestas están en la plantilla.

Cómo programar el mensaje en Airbnb

En Airbnb hay dos sitios. El primero es la guía para la llegada del anuncio (ayuda de Airbnb): en «Anuncios» elige el alojamiento, abre el editor del anuncio y luego «Guía para la llegada», elige un «Método de llegada» (por ejemplo, cerradura inteligente, cerradura con teclado o caja de seguridad), añade tus instrucciones y haz clic en «Guardar». El huésped ve el método, pero las instrucciones detalladas solo 48 horas antes de la llegada.

El segundo son las respuestas rápidas programadas (ayuda de Airbnb):

1. Haz clic en «Mensajes» y luego en «Configuración».
2. Haz clic en «Gestiona las respuestas rápidas» y luego en «Crear».
3. Ponle un nombre a la plantilla y pega el mensaje.
4. En «Selecciona los anuncios» elige el alojamiento; en «Programado para», el momento, por ejemplo dos días antes de la llegada.
5. Haz clic en «Guardar».

En vez de escribirlo todo, inserta datos: «Nombre del huésped», «Hora de llegada», «Dirección», «Cómo llegar», «Nombre de la red wifi», «Contraseña de la wifi» y otros. Airbnb los rellena con el anuncio y la reserva, y envía el mensaje en la zona horaria del anuncio. Antes de guardar, activa «Enviar para reservas de última hora y estancias cortas». Sin esa opción, un mensaje programado dos días antes de la llegada se omite si alguien reserva el mismo día. Con ella, sale en el momento de la reserva.

Cómo programar el mensaje en Booking.com

Booking.com envía las plantillas en momentos fijos: al hacer la reserva, una semana, tres días y un día antes de la llegada, el día de llegada y un día antes de la salida (Booking.com Partner Hub).

1. En la extranet, haz clic en «Establecimiento», luego en «Preferencias de mensajes» y en la pestaña «Plantillas de mensajes».
2. Haz clic en «Crear nueva plantilla», escribe el mensaje y añade bloques ya cumplimentados, como el nombre del cliente o la hora del check-in.
3. Confirma el idioma, haz clic en «Continuar», ponle nombre y tema a la plantilla y guárdala.
4. En la pestaña «Programador de plantillas», haz clic en «Programar plantilla», elige el momento y la plantilla, y luego «Añadir a la agenda».

Guarda la versión inglesa con el mismo nombre que la española: cada cliente recibe su idioma y el resto, el idioma predeterminado. Booking.com recomienda el inglés como predeterminado.

Dos reglas pillan a muchos anfitriones. Los enlaces que no has aprobado se borran del mensaje, y el cliente ve «[Enlace eliminado]». Añade antes la dirección de tu guía en «Preferencias de mensajes», «Ajustes de seguridad», tras la autenticación de dos factores (Booking.com Partner Hub). Y no se admiten PDF ni códigos QR como adjuntos: manda la guía como enlace, no como imagen de un código QR.

Parte de viajeros: qué debe pedir el mensaje

Por el Real Decreto 933/2021 necesitas un parte firmado por cada viajero mayor de 14 años, y comunicas los datos en SES.HOSPEDAJES en un plazo de 24 horas. El decreto no te obliga a recibir en persona: los documentos pueden mostrarse o facilitarse. Sin encuentro, lo práctico es pedir los datos antes de la llegada.

Qué datos pide el parte y cuánto tiempo guardarlo lo explicamos en el modelo de parte de viajeros. Cómo funciona la entrada sin entrega de llaves está en nuestra guía del self check-in con caja de llaves.

Ejemplos de mensajes de bienvenida para copiar

Después de la reserva. «¡Hola, [nombre]! Gracias por reservar en [nombre del alojamiento]. Te esperamos el [fecha]. La entrada es a partir de las [15:00]. ¿A qué hora crees que llegaréis? Por ley necesitamos los datos de todos los viajeros mayores de 14 años: rellénalos antes de llegar en [enlace del formulario].»

Uno o dos días antes. «¡Hola, [nombre]! [Mañana] empieza tu estancia. La dirección es [calle, número, código postal, ciudad]. La entrada es [la puerta verde junto a la panadería], [2.º piso, puerta 4, nombre en el portero]. Aparcamiento: [dónde]. Entrada a partir de las [15:00]; ¿llegas antes? Pregúntanos: si el piso está listo, puedes entrar antes sin coste extra. La puerta tiene una [cerradura inteligente] y el código te lo enviamos el día de la llegada. Wifi: [red], contraseña [contraseña]. Las fotos de la entrada y un vídeo del camino hasta la puerta están en tu guía: [enlace]. ¿Dudas? [tu número].»

El día de la llegada. «¡Hola, [nombre]! El piso ya está listo. Tu código para hoy: [código]. Si la puerta no se abre, llámanos al [tu número] y te ayudamos enseguida.»

Cuando el huésped pide llegar antes. «¡Buenas noticias! Hoy el piso está listo antes. Puedes entrar desde las [12:00], sin coste extra.» O bien: «La limpieza termina hacia las [13:00]. Te escribimos en cuanto el piso esté listo.»

Para el último día está el mensaje gemelo: en nuestras instrucciones de salida de Airbnb tienes el de la víspera.

El mensaje y el libro de bienvenida digital

Un mensaje se lee una vez, de camino. Todo lo que el huésped vuelve a buscar va en la guía. Con GuestQR, tu libro de bienvenida digital tiene una tarjeta de llegada con la hora, tu texto, hasta cinco fotos y un vídeo del camino hasta la puerta. Planta, puerta y nombre del portero van bajo la dirección, el botón del mapa puede llevar justo a la entrada y la contraseña del wifi está a un toque. El huésped abre la guía desde el enlace de tu mensaje, en su idioma, uno de ocho, sin app. En el piso, el cartel QR de la pared abre la misma guía. ¿Papel, PDF o guía online? En nuestra comparativa de libros de bienvenida digitales verás también cómo crear uno gratis.