Messaggio di benvenuto Airbnb: esempi e modello per gli ospiti
Messaggio di benvenuto per ospiti Airbnb: cosa scrivere, quando mandarlo, come programmarlo su Airbnb e Booking.com. Esempi da copiare, modello Word e PDF gratis.
Un buon messaggio di benvenuto per gli ospiti Airbnb sta in un solo messaggio, mandato uno o due giorni prima dell’arrivo: indirizzo e portone, parcheggio, orario di check-in, come si apre la porta, Wi-Fi, il tuo numero e il link della guida. Il codice della porta va a parte, il giorno stesso e dopo il riconoscimento. Il modello contiene quattro messaggi pronti, dalla prenotazione fino alla porta, in italiano e in inglese.
Cosa scrivere nel messaggio di benvenuto
- L’indirizzo, con il CAP, come l’ospite lo scrive nell’app delle mappe.
- L’ingresso: quale portone, che piano, che interno, il nome sul citofono.
- Il parcheggio: dove, e se si paga.
- L’orario di check-in, e cosa succede se l’ospite arriva prima.
- Come si apre la porta: serratura smart, tastierino, cassetta per le chiavi o consegna di persona.
- Il Wi-Fi: nome della rete e password.
- Il tuo numero di telefono, per quando qualcosa non funziona.
- Il link della guida, con le foto dell’ingresso e le regole della casa.
Dalla nostra esperienza basta un messaggio. Parte uno o due giorni prima dell’arrivo, con il link della guida: così gli ospiti leggono le istruzioni e le regole prima di mettersi in viaggio. Il codice della porta lo mandiamo noi il giorno dell’arrivo. La domanda più frequente arriva comunque, anche se l’orario è scritto nel messaggio: possiamo arrivare prima? La nostra risposta: sì, senza costi in più, se la casa è pronta.
Lascia fuori quello che non serve per entrare: tutte le regole, i manuali degli elettrodomestici, dieci ristoranti consigliati. Quelli vanno nella guida. Un messaggio lungo una pagina si legge di corsa, e il codice ci si perde dentro.
Quando mandare ogni messaggio
- Subito dopo la prenotazione: un grazie breve, l’orario di check-in e una domanda: a che ora pensate di arrivare? Aggiungi che all’arrivo servirà un documento d’identità. Prima della prenotazione Airbnb vuole che tutte le comunicazioni restino su Airbnb (regole Airbnb): il tuo numero e il link della guida vanno quindi dopo.
- Uno o due giorni prima dell’arrivo: il messaggio principale, con la lista qui sopra. Una settimana prima si dimentica, il giorno stesso arriva a chi è già in viaggio.
- Il giorno dell’arrivo: riconoscimento e codice della porta.
- Quando l’ospite chiede di arrivare prima: un sì veloce o un «non ancora». Le due risposte sono nel modello.
Come programmare il messaggio su Airbnb
Su Airbnb ci sono due posti. Il primo è la guida per l’arrivo nell’annuncio (assistenza Airbnb): in «Annunci» scegli l’alloggio, apri l’editor annunci e poi «Guida per l’arrivo», scegli un «Metodo di check-in» (smart lock, tastierino, cassetta di sicurezza, personale dell’edificio, accoglienza di persona o altro), aggiungi le istruzioni e clicca su «Salva». L’ospite vede il metodo, ma le istruzioni dettagliate solo 48 ore prima del check-in.
Il secondo sono le risposte rapide programmate (assistenza Airbnb):
- Clicca su «Messaggi» e poi su «Impostazioni».
- Clicca su «Gestisci le risposte rapide» e poi su «Crea».
- Dai un nome al modello e incolla il messaggio.
- In «Scegli annunci» seleziona l’alloggio, in «In programma per» il momento, per esempio due giorni prima del check-in.
- Clicca su «Salva».
Invece di scrivere tutto a mano, inserisci i dati: «Nome dell’ospite», «Orario di check-in», «Indirizzo», «Indicazioni», «Nome della rete wifi», «Password del wifi» e altri. Airbnb li compila dall’annuncio e dalla prenotazione e manda il messaggio nel fuso orario dell’alloggio. Prima di salvare, attiva «Invia per prenotazioni last minute e soggiorni brevi». Senza, un messaggio programmato due giorni prima del check-in salta se qualcuno prenota il giorno stesso. Con l’opzione attiva, parte al momento della prenotazione.
Come programmare il messaggio su Booking.com
Booking.com manda i template in momenti fissi: alla prenotazione, una settimana, tre giorni e il giorno prima dell’arrivo, il giorno dell’arrivo e il giorno prima della partenza (Booking.com Partner Hub).
- Nell’extranet clicca su «Struttura», poi su «Preferenze messaggi» e «Template messaggi».
- Clicca su «Crea un nuovo template», scrivi il messaggio e aggiungi i campi pre-compilati, come il nome dell’ospite o l’orario di check-in.
- Conferma la lingua, clicca su «Continua», dai al template un nome e un argomento, salva.
- In «Pianifica i tuoi template» clicca su «Pianifica un template», scegli il momento e il template, poi «Aggiungi».
Salva la versione inglese con lo stesso nome di quella italiana: ogni ospite riceve la sua lingua, gli altri la lingua predefinita. Booking.com consiglia l’inglese come predefinita.
Due regole sorprendono molti host. I link che non hai approvato vengono rimossi dal messaggio. Aggiungi prima l’indirizzo della tua guida in «Preferenze messaggi», «Impostazioni di sicurezza», dopo l’autenticazione a due fattori (Booking.com Partner Hub). E i file PDF e i codici QR non sono supportati come allegati: manda la guida come link, non come immagine di un QR code.
Riconoscimento e Alloggiati Web: cosa deve dire il messaggio
In Italia il self check-in è legale solo se vedi l’ospite e lo confronti con il suo documento al momento dell’arrivo, di persona o con un collegamento video in tempo reale. Poi comunichi gli ospiti su Alloggiati Web entro 24 ore, o entro 6 per un soggiorno di una notte sola. Per questo il codice non va nel messaggio di due giorni prima.
La sentenza del Consiglio di Stato e cosa è permesso lo spieghiamo nella guida al self check-in negli affitti brevi. I dati della schedina e le scadenze sono nell’articolo su Alloggiati Web per affitti brevi.
Esempi di messaggi di benvenuto da copiare
Dopo la prenotazione. «Ciao [nome], grazie per aver prenotato [nome dell’alloggio]! Vi aspettiamo il [data]. Il check-in è dalle [15:00]. A che ora pensate di arrivare? Per legge dobbiamo identificare tutti gli ospiti all’arrivo: tenete a portata di mano un documento con foto.»
Uno o due giorni prima. «Ciao [nome], [domani] si parte! L’indirizzo è [via, numero, CAP, città]. L’ingresso è [il portone verde accanto al forno], [2° piano, interno 4, nome sul citofono]. Parcheggio: [dove]. Check-in dalle [15:00]; arrivate prima? Chiedeteci: se la casa è pronta, potete entrare prima senza costi in più. La porta ha una [serratura smart]: il codice ve lo mandiamo il giorno dell’arrivo, dopo il riconoscimento. Wi-Fi: [rete], password [password]. Le foto dell’ingresso e un video della strada fino alla porta sono nella guida: [link]. Domande? [il tuo numero].»
Il giorno dell’arrivo. «Ciao [nome], la casa è pronta! Quando siete davanti al portone, chiamateci in videochiamata con i documenti in mano: vi riconosciamo e vi mandiamo subito il codice.»
Quando l’ospite chiede di arrivare prima. «Buone notizie: oggi la casa è pronta prima. Potete fare il check-in dalle [12:00], senza costi in più.» Oppure: «Le pulizie finiscono verso le [13:00]. Vi scriviamo appena la casa è pronta.»
Per l’ultimo giorno c’è il messaggio gemello: nelle nostre istruzioni per il check-out Airbnb trovi quello della sera prima.
Il messaggio e il welcome book digitale
Un messaggio si legge una volta, in viaggio. Tutto quello che l’ospite cerca di nuovo va nella guida. Con GuestQR il tuo welcome book digitale ha una scheda per il check-in con l’orario, il tuo testo, fino a cinque foto e un video della strada fino alla porta. Piano, interno e citofono stanno sotto l’indirizzo, il pulsante della mappa può portare dritto all’ingresso e la password del Wi-Fi è a un tocco. L’ospite apre la guida dal link nel tuo messaggio, nella sua lingua, una di otto, senza app. In casa, il poster QR alla parete apre la stessa guida. GuestQR non fa il riconoscimento: quello resta a te. Carta, PDF o guida online? Nel confronto sul welcome book digitale trovi anche come crearne uno gratis.
