Pokyny k příjezdu: vzor zprávy hostům před ubytováním

Dobré pokyny k příjezdu se vejdou do jedné zprávy, kterou hostům pošlete den nebo dva před příjezdem: adresa a vchod, parkování, čas příjezdu, jak se otevírají dveře, Wi-Fi, vaše číslo a odkaz na průvodce. Kód ke dveřím jde zvlášť, v den příjezdu. Ve vzoru jsou čtyři hotové zprávy od rezervace až ke dveřím, česky a anglicky.

Stáhnout vzor (Word)

PDF k tisku

Co napsat do pokynů k příjezdu

1. Adresu s PSČ, tak jak ji host zadá do mapy v telefonu.
2. Vchod: které dveře, které patro, který byt, jaké jméno na zvonku.
3. Parkování: kde, a jestli se platí.
4. Čas příjezdu, a co když host dorazí dřív.
5. Jak se otevírají dveře: chytrý zámek, kódová klávesnice, schránka na klíče, nebo předání osobně.
6. Wi-Fi: název sítě a heslo.
7. Vaše telefonní číslo, kdyby něco nefungovalo.
8. Odkaz na průvodce, s fotkami vchodu a ubytovacím řádem.

Z naší zkušenosti stačí jedna zpráva. Odchází den nebo dva před příjezdem, s odkazem na průvodce: host si přečte pokyny i ubytovací řád dřív, než vyrazí. Kód ke dveřím posíláme sami v den příjezdu. Nejčastější otázka stejně přijde, i když čas je ve zprávě napsaný: můžeme přijet dřív? Naše odpověď: ano, bez příplatku, pokud je byt připravený.

Vynechte, co host k cestě dovnitř nepotřebuje: celý ubytovací řád, návody ke spotřebičům, deset tipů na restaurace. To patří do průvodce. Zprávu dlouhou jako stránka host jen proletí očima a kód se v ní ztratí.

Kdy poslat kterou zprávu

• Hned po rezervaci: krátké poděkování, čas příjezdu, otázka (kdy zhruba dorazíte?) a žádost o údaje hostů. Před rezervací Airbnb vyžaduje, aby veškerá komunikace zůstala na Airbnb (pravidla Airbnb): vaše číslo a odkaz na průvodce tedy pošlete až po ní.
• Den nebo dva před příjezdem: hlavní zpráva podle seznamu výše. Týden předem se zapomene, v den příjezdu zastihne hosty už na cestě.
• V den příjezdu: kód ke dveřím, jakmile je byt připravený.
• Když host chce přijet dřív: rychlé ano, nebo „ještě ne“. Obě odpovědi jsou ve vzoru.

Jak naplánovat zprávu na Airbnb

Na Airbnb jsou na to dvě místa. První je průvodce příjezdem v nabídce (nápověda Airbnb): v „Nabídky“ vyberte ubytování, otevřete „Editor nabídky“ a pak „Průvodce příjezdem“, zvolte „Proces příjezdu a ubytování“ (chytrý zámek, tlačítkový ovladač, uzamykatelná schránka, personál budovy, osobní přivítání nebo jiné), zadejte pokyny a klikněte na „Uložit“. Způsob příjezdu host vidí, podrobné pokyny ale až 48 hodin před příjezdem.

Druhé jsou naplánované rychlé odpovědi (nápověda Airbnb):

1. Klikněte na „Zprávy“ a pak na „Nastavení“.
2. Klikněte na „Spravovat rychlé odpovědi“ a pak na „Vytvořit“.
3. Pojmenujte šablonu a vložte zprávu.
4. V „Vybrat nabídky“ zvolte ubytování, v „Naplánováno na“ okamžik, třeba dva dny před příjezdem.
5. Klikněte na „Uložit“.

Místo psaní vkládejte údaje: „Křestní jméno hosta“, „Čas příjezdu“, „Adresa“, „Trasa“, „Název Wi-Fi“, „Heslo k Wi-Fi“ a další. Airbnb je doplní z nabídky a rezervace a zprávu odešle v časovém pásmu nabídky. Před uložením zapněte přepínač „Posílat u rezervací na poslední chvíli a krátkodobých pobytů“. Bez něj zpráva naplánovaná na dva dny před příjezdem odpadne, když někdo zarezervuje v den příjezdu. S ním odejde hned při rezervaci.

Jak naplánovat zprávu na Booking.com

Booking.com posílá šablony v pevných okamžicích: po rezervaci, týden, tři dny a den před příjezdem, v den příjezdu a den před odjezdem (Booking.com Partner Hub).

1. V extranetu klikněte na záložku „Ubytovací zařízení“, pak na „Nastavení zpráv“ a záložku „Šablony zpráv“.
2. Klikněte na „Vytvořit novou šablonu“, napište zprávu a přidejte předvyplněné bloky, třeba jméno hosta nebo čas příjezdu.
3. Potvrďte jazyk, klikněte na „Pokračovat“, vyplňte název a téma šablony a uložte ji.
4. V „Nastavení automaticky odesílaných šablon“ klikněte na „Použít šablonu“, zvolte okamžik a šablonu a dejte „Přidat“.

Anglickou verzi uložte pod stejným názvem jako českou: každý host dostane svůj jazyk, ostatní výchozí. Booking.com doporučuje jako výchozí angličtinu.

Dvě pravidla zaskočí mnoho hostitelů. Odkazy, které jste neschválili, Booking.com ze zprávy odstraní. Adresu průvodce proto nejdřív přidejte v „Nastavení zpráv“, „Bezpečnostní nastavení“, po dvoufázovém ověření (Booking.com Partner Hub). A soubory PDF a QR kódy jako přílohy nejdou: průvodce pošlete jako odkaz, ne jako obrázek QR kódu.

Evidenční kniha a Ubyport: co má zpráva říct

Kde obec vybírá poplatek z pobytu, zapisujete do evidenční knihy všechny hosty, i české. Hosté bez českého občanství, i občané EU, vám navíc předloží doklad a osobně vyplní a podepíšou přihlašovací tiskopis, a vy jejich ubytování do 3 pracovních dnů ohlásíte přes Ubyport. Bez setkání to znamená sebrat údaje předem a tiskopis k podpisu nechat na stole.

Co do které knihy patří, najdete ve vzoru ubytovací knihy. Jak funguje příjezd bez předání klíčů, popisujeme v článku o self check-inu se schránkou na klíče.

Vzory zpráv ke zkopírování

Po rezervaci. „Dobrý den, [jméno], děkujeme za rezervaci v [název ubytování]! Těšíme se na vás [datum]. Příjezd je od [15:00]. Kdy zhruba dorazíte? Kvůli evidenční knize a ohlášení cizinecké policii prosíme o údaje všech hostů: [odkaz na formulář].“

Den nebo dva předem. „Dobrý den, [jméno], [zítra] to začíná! Adresa je [ulice, číslo, PSČ, město]. Vchod jsou [zelené dveře vedle pekárny], [2. patro, byt 4, jméno na zvonku]. Parkování: [kde]. Příjezd od [15:00]; budete tu dřív? Zeptejte se nás: když je byt připravený, můžete dovnitř dřív bez příplatku. Dveře mají [chytrý zámek], kód pošleme v den příjezdu. Wi-Fi: [síť], heslo [heslo]. Fotky vchodu a video cesty ke dveřím najdete v průvodci: [odkaz]. Otázky? [vaše číslo].“

V den příjezdu. „Dobrý den, [jméno], byt je připravený! Váš kód na dnešek: [kód]. Kdyby se dveře neotevřely, zavolejte na [vaše číslo], hned pomůžeme.“

Když host chce přijet dřív. „Dobrá zpráva: byt je dnes hotový dřív. Ubytovat se můžete od [12:00], bez příplatku.“ Nebo: „Úklid skončí kolem [13:00]. Napíšeme vám, jakmile bude byt připravený.“

Na poslední den je tu protějšek: v našich pokynech k odjezdu najdete zprávu na večer předem.

Zpráva a digitální uvítací kniha

Zprávu host čte jednou, cestou. Všechno, co hledá znovu, patří do průvodce. S GuestQR má vaše digitální uvítací kniha kartu příjezdu s časem, vaším textem, až pěti fotkami a videem cesty ke dveřím. Patro, byt a zvonek jsou pod adresou, tlačítko mapy může vést přímo ke vchodu a heslo k Wi-Fi je jedno klepnutí. Host průvodce otevře z odkazu ve vaší zprávě, ve svém jazyce, jednom z osmi, bez aplikace. V bytě vede QR plakát na zdi ke stejnému průvodci. Papír, PDF, nebo online? Ve srovnání digitálních průvodců pro hosty najdete i postup, jak ho vytvořit zdarma.