Checkliste Abreise Ferienwohnung: Vorlage und Check-out-Nachricht

Eine Checkliste für die Abreise aus der Ferienwohnung passt auf ein Blatt: Check-out-Zeit, wohin mit dem Schlüssel, Licht und Fenster, Müll, Spülmaschine, Tür. Die Vorlage hat diese Punkte auf Deutsch und Englisch, dazu zwei Schilder für Mülleimer und Spülmaschine.

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Was gehört auf die Checkliste für die Abreise?

1. Check-out-Zeit, groß und ganz oben: „Check-out bis 11:00“.
2. Wohin mit dem Schlüssel: auf den Küchentisch, in die Schlüsselbox, in den Briefkasten. Ein Ort, nicht zwei.
3. Licht und Geräte ausschalten.
4. Fenster schließen.
5. Wohin mit dem Müll. Trennen Sie Müll, schreiben Sie dazu, welche Tonne wofür ist: Gäste aus dem Ausland kennen den gelben Sack nicht.
6. Spülmaschine einschalten und die Tür hinter sich zuziehen.

In der Vorlage steht jeder Punkt auf Deutsch und darunter auf Englisch. In Word ändern Sie die sandfarbenen Felder: Uhrzeit, Ort für den Schlüssel, Weg zu den Tonnen, Ihre Nummer. Regeln für den ganzen Aufenthalt, etwa Rauchen oder Ruhezeiten, gehören in die Hausordnung, nicht auf diese Liste.

Aus unserer Erfahrung: Wir bitten Gäste vor der Abreise um fast nichts. Am Vorabend gegen 18 Uhr geht über Airbnb und Booking.com eine automatische Nachricht raus: Dank, Bitte um die ungefähre Abreisezeit, Schlüssel in der Wohnung lassen, Licht aus, Fenster zu, Tür zuziehen. Müll und Spülmaschine stehen nicht darin. Dafür hängen zwei kleine, witzige Schilder: am Mülleimer „Vergiss nicht, mich vor der Abreise rauszubringen!“, an der Spülmaschine „Vergiss nicht, mich einzuschalten, bevor du gehst!“. Beide finden Sie auf dem zweiten Blatt der Vorlage.

Was Sie von Gästen nicht verlangen sollten

Gäste erwarten bei Airbnb einen Check-out ohne Putzen. Die Grundregeln für Gäste sagen: Gäste sollen die Unterkunft nicht so hinterlassen, dass sie eine übermäßige oder gründliche Reinigung braucht. Die Reinigungsgebühr deckt die übliche Reinigung zwischen zwei Buchungen. Und Gastgeber dürfen keine Gebühr verlangen, wenn Gäste bestimmte Reinigungs- oder Check-out-Aufgaben nicht erledigen.

Nach dem Aufenthalt können Gäste in der Bewertung „zu viele Aufgaben beim Check-out“ anklicken. Inserate, die dafür wiederholt schlecht bewertet werden, kann Airbnb entfernen (Airbnb-Ressourcen).

Streichen Sie deshalb alles, was nach Putzen klingt: Betten abziehen, Boden wischen, Kühlschrank auswischen. Der einzige Wunsch dieser Art, den Airbnb selbst vorschlägt, ist „gebrauchte Handtücher einsammeln“.

Check-out-Anweisungen bei Airbnb und Booking.com

Bei Airbnb tragen Sie die Anweisungen ins Inserat ein (Airbnb-Hilfe):

1. „Inserate“ öffnen und die Unterkunft wählen.
2. Im „Inserate-Editor“ auf „Leitfaden zur Ankunft“ klicken.
3. „Check-out-Anweisungen“ und dann „Anweisungen hinzufügen“ wählen.
4. Punkte auswählen und „Speichern“.

Zur Wahl stehen „Schlüssel zurückgeben“, „Schließe ab“, „Schalte die Dinge aus“, „Müll entsorgen“, „Sammle gebrauchte Handtücher ein“ und „Zusätzliche Anfragen“, jeweils mit bis zu 140 Zeichen Details. Gäste sehen die Anweisungen schon vor der Buchung. Am Tag vor dem Check-out um 17 Uhr Ortszeit erinnert die Airbnb-App sie an Uhrzeit und Anweisungen, wenn Benachrichtigungen eingeschaltet sind. Nach der Abreise bestätigen Gäste mit einem Tippen, dass sie weg sind.

Bei Booking.com legen Sie im Extranet unter den Nachrichteneinstellungen eine Vorlage an und planen sie für einen Tag vor der Abreise (Booking.com Partner Hub, Englisch). Speichern Sie die deutsche und die englische Fassung unter demselben Namen: Dann bekommt jeder Gast seine Sprache.

Nachricht am Vorabend zum Kopieren

Schicken Sie sie am Abend vor der Abreise, wenn Gäste noch packen. Die Frage nach der Abreisezeit hilft doppelt: Sie planen die Reinigung und wissen, wann die Wohnung leer ist. Bei uns schreiben manche Gäste „Sind weg, danke!“, andere gar nicht. Dann wissen wir es erst, wenn wir selbst in die Wohnung kommen.

Auf Deutsch. „Hallo [Name], danke, dass Sie bei uns waren! Sie helfen uns sehr, wenn Sie uns kurz schreiben, wann Sie morgen ungefähr abreisen: Dann können wir die Reinigung planen. Check-out ist bis [11:00 Uhr]. Bitte lassen Sie die Schlüssel [auf dem Küchentisch], schalten Sie das Licht aus, schließen Sie die Fenster und ziehen Sie die Tür hinter sich zu. Gute Heimreise!“

Auf Englisch. “Hi [name], thank you for staying with us! It would help us a lot to know roughly when you’re leaving tomorrow, so we can plan the cleaning. Check-out is by [11:00]. Please leave the keys [on the kitchen table], turn off the lights, close the windows and pull the door shut behind you. Safe travels!”

Später Check-out: Wann können Sie Ja sagen?

Die Frage kommt meist am Vorabend, als Antwort auf genau diese Nachricht. Entscheiden Sie nach dem Kalender:

• Reisen am selben Tag neue Gäste an, braucht die Reinigung ihre Zeit. Bei uns ist Check-out bis 11 Uhr, die Reinigung beginnt gleich danach, die nächsten Gäste kommen ab 15 Uhr. Dann bleibt es bei 11 Uhr.
• Kommen die nächsten Gäste erst am Abend, verlängern wir bis 13 Uhr, ohne Aufpreis. Gäste, denen wir so entgegenkommen, buchen oft wieder.

Schreiben Sie die neue Uhrzeit in die Antwort, damit sie im Chat steht: „Gern, Sie können bis 13 Uhr bleiben. Schreiben Sie uns bitte kurz, wenn Sie gehen.“

Vergessene Sachen und offene Türen

Gäste vergessen ständig etwas. Einmal hat eine Familie das Medikament ihres Kindes liegen lassen. Wir haben ihnen geschrieben, und sie sind zurückgekommen. Manche Gäste bitten uns, Sachen auf ihre Kosten mit der Post zu schicken, andere sagen, wir können sie wegwerfen. Fragen Sie also: zurückschicken oder entsorgen? Bei Airbnb überweist der Gast Ihnen das Porto über die Plattform (Airbnb-Hilfe). Gepäck nach dem Check-out zur Aufbewahrung dalassen dürfen Gäste laut den Grundregeln nur mit Ihrer Zustimmung.

Einmal hat ein Gast die Wohnungstür offen gelassen. Weil bei uns die Reinigung um 11 Uhr kommt, stand die Wohnung nicht lange offen. Die Tür gehört auf die Checkliste, auch wenn es selbstverständlich klingt.

Meldeschein: Die Frist beginnt am Abreisetag

Den Meldeschein ausländischer Gäste bewahren Sie ein Jahr ab dem Tag der Abreise auf und vernichten ihn danach innerhalb von drei Monaten. Was hineingehört und wer unterschreibt, steht in unserer Vorlage für den Meldeschein.

Check-out auf Papier oder digital?

Die Checkliste auf Papier lesen Gäste am Abreisetag, wenn die Koffer schon gepackt sind. Besser, sie kennen die Abreise vorher. Mit GuestQR steht sie in der digitalen Gästemappe, die Gäste schon vor der Anreise öffnen: die Check-out-Zeit neben der Anreisezeit und darunter die Karte „Vor der Abreise“ mit Ihrem Text, bis zu fünf Fotos und einem Video, etwa vom Weg zu den Tonnen. Gäste lesen sie in ihrer Sprache, einer von acht, ohne App. In der Wohnung führt das QR-Poster an der Wand zur selben Mappe, und den Link schicken Sie in der Nachricht am Vorabend mit. Bei Booking.com geben Sie ihn dafür vorher in den Sicherheitseinstellungen der Nachrichten frei.