Instruções de check-out no alojamento local: modelo grátis e SIBA
Instruções de check-out para o alojamento local: o que pedir ao hóspede, o que não pedir, mensagem da véspera e saída no SIBA em 3 dias úteis. Modelo Word e PDF grátis.
Boas instruções de check-out cabem numa folha: a hora de saída, onde deixar as chaves, luzes e janelas, lixo, máquina da loiça, porta. O modelo tem estes pontos em português e em inglês, e ainda dois avisos para o caixote do lixo e a máquina da loiça.
O que pôr nas instruções de check-out?
- A hora de saída, em grande e no topo: «Check-out até às 11:00».
- Onde deixar as chaves: na mesa da cozinha, no cofre de chaves, na caixa do correio. Um só sítio.
- Desligar as luzes e os aparelhos.
- Fechar as janelas.
- Para onde vai o lixo e que contentor é para quê: o hóspede não conhece as regras de separação do seu município.
- Ligar a máquina da loiça e fechar a porta ao sair.
No modelo, cada ponto está em português e, por baixo, em inglês. No Word, mude os campos cor de areia: a hora, o sítio das chaves, o caminho para os contentores, o seu número. As regras da estadia, como fumar ou o silêncio, ficam nas regras da casa, não nesta folha.
Pela nossa experiência, pode não pedir quase nada. Na véspera da saída, por volta das 18:00, sai uma mensagem automática pela Airbnb e pela Booking.com: obrigado, a hora aproximada de saída, deixar as chaves no apartamento, apagar as luzes, fechar as janelas, fechar a porta. O lixo e a máquina da loiça não aparecem. Para isso há dois avisos pequenos e divertidos: no caixote, «Não te esqueças de me deitar fora antes de partires!»; na máquina, «Não te esqueças de me ligar antes de saíres!». Estão na segunda página do modelo.
O que não pedir ao hóspede
Na Airbnb, o hóspede espera sair sem ter de realizar quaisquer tarefas de limpeza (centro de recursos da Airbnb). As regras básicas para hóspedes só pedem que não deixe o alojamento num estado que exija uma limpeza profunda ou excessiva. A taxa de limpeza cobre a limpeza normal entre reservas, e o anfitrião não pode cobrar taxas porque o hóspede não fez uma tarefa de limpeza ou de check-out.
Depois da estadia, o hóspede pode assinalar «tarefas de check-out excessivas». Os anúncios que recebem classificações baixas de forma recorrente por isso podem ser removidos da Airbnb.
Risque tudo o que soe a limpeza: tirar a roupa das camas, lavar o chão, limpar o frigorífico. O único pedido deste tipo que a própria Airbnb sugere é «Reunir as toalhas usadas».
Instruções de check-out na Airbnb e na Booking.com
Na Airbnb, as instruções ficam no anúncio (ajuda da Airbnb):
- Abra «Anúncios» e escolha o alojamento.
- No «Editor de anúncios», vá a «Guia de chegada».
- Selecione «Instruções de check-out» e depois «Adicionar instruções».
- Escolha os pontos e clique em «Gravar».
Pode escolher «Devolver as chaves», «Trancar», «Desligar as coisas», «Deitar o lixo fora», «Reunir as toalhas usadas» e «Pedidos adicionais», com até 140 carateres de detalhes. O hóspede vê as instruções antes de reservar. Às 17:00 do dia anterior ao check-out, hora local, a app da Airbnb lembra-lhe a hora e as instruções, se tiver as notificações ativas. Depois de sair, confirma com um toque que já partiu.
Na Booking.com, crie um modelo de mensagem nas preferências de mensagens da extranet e programe-o para um dia antes da partida (Booking.com Partner Hub, em inglês). Grave a versão portuguesa e a inglesa com o mesmo nome: cada hóspede recebe a sua língua.
A mensagem da véspera, para copiar
Envie-a ao fim da tarde, antes da saída, quando o hóspede faz as malas. Perguntar a hora de saída serve duas vezes: organiza a limpeza e sabe quando o apartamento fica livre. Connosco, alguns hóspedes escrevem «Já saímos, obrigado!», outros nada. Aí só sabemos quando entramos no apartamento.
Em português. «Olá, [nome], obrigado por ter ficado connosco! Ajudava-nos muito dizer-nos a que horas mais ou menos sai amanhã: assim organizamos a limpeza. O check-out é até às [11:00]. Deixe as chaves [na mesa da cozinha], apague as luzes, feche as janelas e feche a porta ao sair. Boa viagem!»
Em inglês. “Hi [name], thank you for staying with us! It would help us a lot to know roughly when you’re leaving tomorrow, so we can plan the cleaning. Check-out is by [11:00]. Please leave the keys [on the kitchen table], turn off the lights, close the windows and pull the door shut behind you. Safe travels!”
Check-out tardio: quando dizer que sim?
O pedido chega quase sempre na véspera, em resposta a essa mensagem. Decida pelo calendário:
- Se no mesmo dia chegam outros hóspedes, a limpeza precisa do seu tempo. No nosso caso, check-out até às 11, limpeza logo a seguir, os seguintes a partir das 15: a saída fica às 11.
- Se os seguintes só chegam à noite, prolongamos até às 13, sem custo. Os hóspedes a quem fazemos isto voltam muitas vezes.
Escreva a nova hora na resposta, para que fique na conversa: «Claro, pode ficar até às 13:00. Avise-nos só quando sair.»
Objetos esquecidos e portas abertas
Os hóspedes esquecem-se de coisas a toda a hora. Uma família deixou o medicamento da criança: escrevemos-lhes e voltaram para o buscar. Alguns pedem que enviemos as coisas pelo correio, à custa deles; outros dizem para deitar fora. Pergunte, então: enviar ou deitar fora? Na Airbnb, o hóspede paga-lhe o envio pela plataforma (ajuda da Airbnb). Segundo as regras básicas, só pode deixar bagagem depois do check-out com a sua autorização.
Uma vez um hóspede deixou a porta do apartamento aberta. Como no nosso caso a limpeza chega às 11, não ficou aberta muito tempo. A porta entra na lista, mesmo que pareça óbvio.
Hóspedes estrangeiros: a saída no SIBA
No alojamento local, a saída também conta para a lei. Cada hóspede estrangeiro tem um boletim de alojamento, e o SIBA recebe a entrada e a saída, cada uma no prazo de 3 dias úteis (perguntas frequentes do SIBA). No dia do check-out, registe a data de saída. A coima por não comunicar vai de 100 a 2 000 €. Os dados que o boletim pede e um modelo para imprimir estão no nosso artigo sobre o boletim de alojamento.
Folha de papel ou guia digital?
A folha de papel, o hóspede lê-a no dia da saída, com a mala já feita. Melhor que conheça o check-out antes. Com o GuestQR, fica no seu guia de boas-vindas digital, que o hóspede abre antes mesmo de chegar: a hora de check-out ao lado da hora de check-in e, por baixo, o cartão «Antes de sair» com o seu texto, até cinco fotos e um vídeo, por exemplo do caminho para os contentores. O hóspede lê-o na sua língua, uma de oito, sem app. No apartamento, o cartaz QR na parede abre o mesmo guia, e o link vai na mensagem da véspera. Na Booking.com, autorize-o primeiro nas definições de segurança das mensagens.
