Self-Check-in in der Ferienwohnung: Schlüsselbox und Meldeschein
Self-Check-in für die Ferienwohnung: Schlüsselbox, Codeschloss oder Smart Lock, der Meldeschein für ausländische Gäste ohne Treffen und Texte zum Kopieren.
Beim Self-Check-in kommen Ihre Gäste ohne Schlüsselübergabe in die Ferienwohnung: Sie holen den Schlüssel aus einer Schlüsselbox oder öffnen ein Codeschloss. Das ist in Deutschland erlaubt. Eine Pflicht bleibt auch ohne Treffen: Ausländische Gäste unterschreiben am Anreisetag den Meldeschein – auf Papier oder elektronisch.
Hier lesen Sie, was das Bundesmeldegesetz verlangt, welches System zu Ihrer Wohnung passt und Texte zum Kopieren.
Ist Self-Check-in in Deutschland erlaubt?
Ja. Eine persönliche Schlüsselübergabe schreibt das Gesetz nicht vor. Was Sie beachten müssen, steht im Meldegesetz: In Beherbergungsstätten – Einrichtungen, die gewerbs- oder geschäftsmäßig Gäste aufnehmen – gilt für ausländische Gäste eine besondere Meldepflicht (§ 29 BMG). Deutsche Staatsangehörige brauchen keinen Meldeschein.
Wo die Gemeinde Kurtaxe oder Übernachtungsteuer erhebt, kommen deren Regeln dazu. Die Registrierungsnummer, die manche Städte verlangen, erklären wir in Ferienwohnung anmelden.
Meldeschein ohne Treffen: was gilt?
Der Meldeschein enthält ausschließlich diese Daten (§ 30 BMG):
- Ankunft und voraussichtliche Abreise;
- Familienname, Vornamen, Geburtsdatum;
- Staatsangehörigkeiten und Anschrift;
- Zahl der ausländischen Mitreisenden und ihre Staatsangehörigkeit;
- Seriennummer des Passes oder Passersatzes.
Mitreisende Ehepartner, Lebenspartner und minderjährige Kinder zählen Sie nur mit. Der Gast weist sich mit einem gültigen Pass oder Ausweis aus, Sie vergleichen die Angaben und vermerken Abweichungen. Sie bewahren den Meldeschein ein Jahr ab der Abreise auf und vernichten ihn innerhalb der drei Monate danach.
Ohne Treffen gibt es zwei Wege:
- Papier. Sie füllen den Meldeschein mit den Daten aus der Buchung vor und legen ihn in die Wohnung. Der Gast unterschreibt ihn am Anreisetag von Hand.
- Digitaler Meldeschein. Mit Zustimmung des Gastes werden die Daten elektronisch erhoben. Der Gast bestätigt sie am Anreisetag, zum Beispiel mit einer Kartenzahlung mit starker Kundenauthentifizierung oder mit der Online-Ausweisfunktion.
Schlüsselbox, Codeschloss oder Smart Lock?
| System | Vorteile | Nachteile |
|---|---|---|
| Schlüsselbox | Günstig, ohne Batterie, schnell montiert | Code muss nach jedem Gast neu gestellt werden, Schlüssel kann kopiert werden |
| Codeschloss | Ein Code pro Aufenthalt, kein Schlüssel zurück | Batterien prüfen, Code nach der Abreise löschen |
| Smart Lock | Code oder digitaler Schlüssel per App, Zugangsprotokoll | Teurer, hängt an Batterie und teils am WLAN |
Für den Anfang reicht eine Schlüsselbox. Wenn Gäste sich die Klinke in die Hand geben, spart ein Smart Lock Zeit: Jede Buchung bekommt einen eigenen Code, der nach der Abreise nicht mehr funktioniert.
Hängt die Schlüsselbox an Fassade, Zaun oder im Treppenhaus, betrifft das meist Gemeinschaftseigentum: Sprechen Sie vorher mit der Hausverwaltung. Und fragen Sie Ihre Versicherung, ob sie Vorgaben zur Aufbewahrung von Schlüsseln macht.
Ein Ersatzschlüssel gehört zu Nachbarn oder zur Reinigungskraft. Eine leere Batterie um 23 Uhr ist Ihr Problem, nicht das Ihrer Gäste.
Self-Check-in in fünf Schritten
- Bei der Buchung fragen Sie nach Ankunftszeit und Zahl der Gäste – bei ausländischen Gästen gleich nach den Daten für den Meldeschein.
- Drei Tage vorher schicken Sie Adresse, Etage, Name an der Klingel und Fotos von Haustür und Schlüsselbox.
- Am Anreisetag kommt der Code, neu für diesen Aufenthalt.
- Bei der Ankunft unterschreiben ausländische Gäste den Meldeschein.
- Bei der Abreise sagen Sie, wo der Schlüssel hinkommt, und löschen den Code.
Für das WLAN gibt es eine Abkürzung: Mit einem QR-Code muss niemand das Passwort abtippen. Hier erstellen Sie ihn kostenlos.
Texte zum Kopieren
Nach der Buchung. „Vielen Dank für Ihre Buchung! Die Anreise ist kontaktlos, ab [16 Uhr]. Wann ungefähr kommen Sie an? Gäste ohne deutsche Staatsangehörigkeit bitten wir um Name, Geburtsdatum, Anschrift und Passnummer – das Gesetz verlangt einen Meldeschein.“
Drei Tage vorher. „Die Wohnung liegt in [Adresse], [Etage], Klingel ‚[Name]‘. Die Schlüsselbox hängt [Ort], den Code bekommen Sie am Anreisetag. Alle Infos mit Fotos finden Sie hier: [Link zur Gästemappe]. Bitte unterschreiben Sie bei der Ankunft den Meldeschein auf dem Tisch.“
Am Abreisetag. „Check-out ist bis [10 Uhr]. Legen Sie den Schlüssel bitte zurück in die Box und verstellen Sie den Code. Bei Fragen: [Ihre Nummer]. Gute Heimreise!“
Die Gästemappe, die den Empfang übernimmt
Ein Self-Check-in steht und fällt mit klaren Anweisungen. Mit GuestQR fügen Sie den Link Ihres Airbnb- oder Booking-Inserats ein, ergänzen bei der Anreise Fotos und ein Video von Haustür, Schlüsselbox und Etage und schicken den Link zur Gästemappe vor der Ankunft. In der Wohnung führt ein QR-Plakat an der Wand zur selben Mappe: WLAN, Hausregeln, Abreise – übersetzt in die Sprache des Gastes, eine von 8. Lieber auf Papier? Dann starten Sie mit unserer Vorlage für die Gästemappe.
