Istruzioni check-out Airbnb e casa vacanze: modello e messaggio
Istruzioni per il check-out della casa vacanze: cosa scrivere, cosa non chiedere secondo Airbnb, messaggio della sera prima e late check-out. Modello Word e PDF gratis.
Le istruzioni per il check-out stanno in un foglio: orario, dove lasciare le chiavi, luci e finestre, spazzatura, lavastoviglie, porta. Il modello ha questi punti in italiano e in inglese, più due cartelli per il cestino e la lavastoviglie.
Cosa scrivere nelle istruzioni per il check-out?
- L’orario, grande e in alto: «Check-out entro le 11:00».
- Dove lasciare le chiavi: sul tavolo della cucina, nella cassetta, nella buca delle lettere. Un posto solo.
- Spegnere luci ed elettrodomestici.
- Chiudere le finestre.
- Dove va la spazzatura e quale bidone per cosa. Se il tuo comune raccoglie porta a porta, scrivi anche il giorno.
- Accendere la lavastoviglie e chiudere la porta alle spalle.
Nel modello ogni punto è in italiano e, sotto, in inglese. In Word cambi i campi color sabbia: orario, posto delle chiavi, strada per i bidoni, il tuo numero. Le regole del soggiorno, come fumo e silenzio, vanno nelle regole della casa, non in questo foglio.
Se le chiavi restano in casa e la porta si chiude da sola, al check-out non serve nessuna cassetta. Per l’arrivo le regole sono altre: le trovi nella guida al self check-in negli affitti brevi.
Dalla nostra esperienza: agli ospiti non chiediamo quasi niente. La sera prima della partenza, verso le 18, parte un messaggio automatico su Airbnb e su Booking.com: grazie, l’ora approssimativa di partenza, chiavi da lasciare in casa, luci spente, finestre chiuse, porta tirata. Spazzatura e lavastoviglie non ci sono. Al loro posto due cartelli piccoli e simpatici: sul cestino «Non dimenticarti di portarmi fuori prima di partire!», sulla lavastoviglie «Non dimenticarti di accendermi prima di andare via!». Li trovi nella seconda pagina del modello.
Cosa non chiedere agli ospiti
Su Airbnb gli ospiti si aspettano un check-out senza pulizie. Le regole di base per gli ospiti chiedono solo di lasciare l’alloggio in condizioni accettabili, che non richiedano una pulizia approfondita o eccessiva. Le spese di pulizia coprono la pulizia normale tra due prenotazioni, e l’host non può addebitare costi se l’ospite non svolge un compito di pulizia o di check-out.
Dopo il soggiorno l’ospite può segnalare «attività eccessive per il check-out». Gli annunci che ricevono spesso valutazioni basse per questo motivo possono essere rimossi da Airbnb (risorse Airbnb).
Togli quindi tutto ciò che sa di pulizie: disfare i letti, lavare i pavimenti, pulire il frigo. L’unica richiesta di questo tipo che Airbnb propone da sé è «Raccogli gli asciugamani usati».
Istruzioni per il check-out su Airbnb e Booking.com
Su Airbnb le istruzioni si inseriscono nell’annuncio (assistenza Airbnb):
- Vai su «Annunci» e scegli l’alloggio.
- Nell’editor annunci apri «Guida per l’arrivo».
- Seleziona «Istruzioni per il check-out» e poi «Aggiungi istruzioni».
- Scegli i punti e premi «Salva».
Puoi scegliere tra «Riconsegna delle chiavi», «Chiudi a chiave», «Spegni tutto», «Buttare la spazzatura», «Raccogli gli asciugamani usati» e «Richieste aggiuntive», con fino a 140 caratteri di dettagli. Gli ospiti vedono le istruzioni prima di prenotare. Il giorno prima del check-out, alle 17:00 ora locale, l’app di Airbnb ricorda loro orario e istruzioni, se hanno le notifiche attive. Dopo la partenza confermano con un tocco che sono andati via.
Su Booking.com crei un modello di messaggio nelle impostazioni dei messaggi dell’extranet e lo programmi per un giorno prima della partenza (Booking.com Partner Hub, in inglese). Salva la versione italiana e quella inglese con lo stesso nome: ogni ospite riceve la sua lingua.
Il messaggio della sera prima, da copiare
Mandalo la sera prima della partenza, quando gli ospiti fanno le valigie. Chiedere l’ora di partenza serve due volte: organizzi le pulizie e sai quando la casa è libera. Da noi alcuni ospiti scrivono «Siamo partiti, grazie!», altri niente. Allora lo scopriamo solo entrando in casa.
In italiano. «Ciao [nome], grazie per aver soggiornato da noi! Ci aiuteresti molto dicendoci verso che ora parti domani: così organizziamo le pulizie. Il check-out è entro le [11:00]. Lascia le chiavi [sul tavolo della cucina], spegni le luci, chiudi le finestre e tira la porta quando esci. Buon viaggio!»
In inglese. “Hi [name], thank you for staying with us! It would help us a lot to know roughly when you’re leaving tomorrow, so we can plan the cleaning. Check-out is by [11:00]. Please leave the keys [on the kitchen table], turn off the lights, close the windows and pull the door shut behind you. Safe travels!”
Late check-out: quando dire di sì?
La richiesta arriva di solito la sera prima, in risposta a questo messaggio. Decidi in base al calendario:
- Se lo stesso giorno arrivano altri ospiti, le pulizie hanno bisogno del loro tempo. Da noi il check-out è entro le 11, le pulizie iniziano subito dopo, i prossimi ospiti arrivano dalle 15: l’orario resta le 11.
- Se i prossimi arrivano solo la sera, allunghiamo fino alle 13, senza supplemento. Gli ospiti a cui facciamo questo favore tornano spesso.
Scrivi il nuovo orario nella risposta, così resta nella chat: «Certo, puoi restare fino alle 13. Scrivici solo quando esci.»
Oggetti dimenticati e porte aperte
Gli ospiti dimenticano qualcosa di continuo. Una famiglia ha lasciato il farmaco del loro bambino: gli abbiamo scritto e sono tornati. Alcuni ci chiedono di spedire le cose per posta a loro spese, altri ci dicono di buttarle. Chiedi quindi: spedire o buttare? Su Airbnb l’ospite ti paga la spedizione tramite la piattaforma (assistenza Airbnb). Secondo le regole di base, lasciare bagagli dopo il check-out è possibile solo con il tuo consenso.
Una volta un ospite ha lasciato aperta la porta di casa. Siccome da noi le pulizie arrivano alle 11, la casa non è rimasta aperta a lungo. La porta va nella lista, anche se sembra ovvio.
Foglio di carta o guida digitale?
Il foglio di carta l’ospite lo legge il giorno della partenza, con la valigia già chiusa. Meglio che conosca il check-out prima. Con GuestQR sta nel tuo welcome book digitale, che l’ospite apre già prima di arrivare: l’orario di check-out accanto a quello di check-in e sotto la scheda «Prima di partire» con il tuo testo, fino a cinque foto e un video, per esempio della strada per i bidoni. L’ospite la legge nella sua lingua, una di otto, senza app. In casa il poster QR alla parete apre la stessa guida, e il link lo mandi nel messaggio della sera prima. Su Booking.com autorizzalo prima nelle impostazioni di sicurezza dei messaggi.
