Digitale Gästemappe für die Ferienwohnung: kostenlos oder App?
Digitale Gästemappe für die Ferienwohnung: Papier, PDF, Airbnb-Tools und Apps im Vergleich, kostenlos selbst erstellen und was die DTV-Sterne dazu sagen.
Eine digitale Gästemappe ist die Online-Version Ihrer Gästemappe: Der Gast öffnet sie auf dem Handy, per QR-Code oder Link, ohne etwas zu installieren. Sie ersetzt den Ordner auf der Kommode oder ergänzt ihn.
Es gibt vier Wege dorthin, von kostenlos bis Abo. Hier sehen Sie, was jeder taugt, wie Sie eine digitale Gästemappe kostenlos erstellen und was die DTV-Klassifizierung dazu sagt.
Was ist eine digitale Gästemappe?
Der Inhalt bleibt derselbe: WLAN, Anreise, Hausordnung, Mülltrennung, Abreise, Notfälle, Tipps. Die zehn Rubriken mit Textbeispielen finden Sie in unserer Gästemappe-Vorlage.
Anders ist, wo der Gast liest und wie Sie korrigieren:
- Schon vor der Anreise. Sie schicken den Link mit der Buchungsbestätigung – der Gast weiß, wo er parkt, bevor er die Straße sucht.
- Ohne Neudruck. Neues WLAN-Passwort, Bäcker geschlossen: eine Minute online statt einer neuen Mappe.
- Ein Poster genügt. Ein QR-Code an der Wand, und jeder Gast hat die Mappe in der Tasche.
Papier, PDF, Airbnb oder Online-Mappe: der Vergleich
| Papiermappe | PDF + QR-Code | Airbnb-Tools | Online-Gästemappe | |
|---|---|---|---|---|
| Kosten | Druck | Kostenlos | Kostenlos | Kostenlos oder Abo |
| Vor der Anreise lesbar | Nein | Wenn Sie den Link schicken | Ja, in der Airbnb-App | Ja |
| Gäste von Booking oder direkt | Ja | Ja | Reiseführer per Link | Ja |
| Korrektur | Alles neu drucken | Datei ersetzen | Online | Online, gleicher QR-Code |
| Auf dem Handy | – | DIN-A4-Seite zum Zoomen | Gut | Fürs Handy gemacht |
| Ohne Akku und Netz | Ja | Nein | Nein | Nein |
Die Airbnb-Tools kosten nichts, bleiben aber bei Airbnb. Im Reiseführer sammeln Sie Orte, Viertel und Tipps zur Stadt; er ist öffentlich und mit Ihrem Gastgeberkonto verknüpft, nicht mit einem Inserat (Airbnb). Das Gäste-Handbuch erklärt die Unterkunft und ist nur für Gäste mit bestätigter Buchung sichtbar (Airbnb). Die genaue Check-in-Anleitung erscheint 48 Stunden vor der Anreise (Airbnb). Den Reiseführer können Sie per Link auch außerhalb von Airbnb teilen oder ausdrucken; das Gäste-Handbuch bleibt bestätigten Airbnb-Buchungen vorbehalten.
Apps für die digitale Gästemappe gibt es viele, die meisten für Hotels. Für die Ferienwohnung prüfen Sie drei Dinge: Muss der Gast etwas installieren, wie viele Sprachen gibt es, und was passiert mit der Mappe, wenn Sie kündigen?
Genau das macht GuestQR: Sie fügen den Link Ihres Airbnb- oder Booking-Inserats ein (Titel, Fotos und Adresse kommen von allein), ergänzen WLAN, Hausordnung und Ihre Tipps und drucken das QR-Poster. Der Gast liest die Mappe in seiner Sprache – eine von acht, per KI übersetzt. Das WLAN-Passwort steht nicht im Quelltext der Seite; es erscheint erst, wenn der Gast darauf tippt. Sie ändern, wann Sie wollen, der QR-Code bleibt derselbe. 7 Tage kostenlos, danach ab 9 € im Monat.
Digitale Gästemappe kostenlos erstellen: Schritt für Schritt
Ohne Budget reicht ein geteiltes PDF. Rechnen Sie mit einer Stunde.
- Mappe ausfüllen. Starten Sie mit unserer kostenlosen Word-Vorlage: zehn Rubriken, Sie ersetzen nur die Klammern.
- Als PDF speichern. Eine Seite pro Rubrik, große Schrift – gelesen wird auf einem 6-Zoll-Display.
- Online stellen. In Google Drive oder einem anderen Speicher, freigegeben zum Ansehen für alle mit dem Link.
- QR-Code zum Link erstellen – mit einem kostenlosen Generator –, ausdrucken und neben die Tür hängen.
- In derselben Datei korrigieren. In Google Drive ersetzt „Versionen verwalten“ den Inhalt der Datei (Google). Eine neue Datei hätte einen neuen Link, und der gedruckte QR-Code führte zur alten.
Die Grenzen: eine Sprache pro Datei, eine DIN-A4-Seite zum Zoomen, und jeder mit dem Link liest alles. Fürs WLAN gibt es einen eigenen QR-Code, der das Handy ohne Tippen verbindet: hier kostenlos erstellen.
Was eine gute digitale Gästemappe können muss
Egal mit welchem Werkzeug: Diese sechs Punkte zählen.
- Ohne App öffnen. Der Gast scannt mit der Kamera, die Seite geht auf. Kein Konto, kein Download.
- Aufs Handy passen. Der Text passt sich dem Bildschirm an; das WLAN steht oben, nicht auf Seite sieben.
- Den QR-Code behalten. Sie ändern die Mappe, das gedruckte Poster bleibt gültig.
- Die Sprache des Gastes sprechen. Mindestens Englisch; Polen und Italiener lesen in ihrer Sprache schneller.
- Nichts veröffentlichen, was die Tür öffnet. Ein Link wird weitergeleitet. Den Code der Schlüsselbox schicken Sie am Anreisetag per Nachricht – mehr dazu im Artikel zum Self-Check-in.
- Das Wichtigste auf Papier behalten. 112, die genaue Adresse und das WLAN auf einem Blatt an der Tür: Ein leeres Handy scannt nichts.
Zählt die digitale Gästemappe für die DTV-Sterne?
Ja. Die Sterne des Deutschen Tourismusverbands sind freiwillig. Wer sie will, muss die Mindestkriterien erfüllen, und eines davon lautet: Dem Gast wird eine aktuelle Gästeinformation zur Verfügung gestellt – digital oder analog (DTV, Kriterien 2025–2027).
Zwei weitere Punkte im selben Katalog betreffen die Mappe direkt:
- WLAN muss kostenlos in der Ferienwohnung vorhanden sein – Mindestkriterium.
- Mülltrennung bringt Punkte, wenn die Behälter da sind und in einer Information erklärt werden.
Eine digitale Gästemappe mit WLAN-Zugang und Mülltrennung deckt also beides ab. „Aktuell“ steht übrigens wörtlich im Kriterium – genau das, was ein Ordner von 2019 nicht mehr ist.
