Pokyny k odjezdu pro hosty: vzor ke stažení a zpráva (check-out)

Dobré pokyny k odjezdu se vejdou na jeden list: čas odjezdu, kam s klíči, světla a okna, odpadky, myčka, dveře. Vzor má tyhle body česky i anglicky a k tomu dvě cedulky na koš a na myčku.

Stáhnout vzor (Word)

PDF k tisku

Co patří do pokynů k odjezdu?

1. Čas odjezdu, velký a nahoře: „Odjezd do 11:00“.
2. Kam s klíči: na kuchyňský stůl, do schránky na klíče, do poštovní schránky. Jedno místo.
3. Zhasnout a vypnout spotřebiče.
4. Zavřít okna.
5. Kam s odpadky a který kontejner je na co: host z ciziny nezná třídění ve vaší obci.
6. Zapnout myčku a zabouchnout za sebou dveře.

Ve vzoru je každý bod česky a pod ním anglicky. Ve Wordu přepíšete pole v pískové barvě: čas, místo na klíče, cestu ke kontejnerům, své číslo. Pravidla pro celý pobyt, třeba kouření nebo noční klid, patří do ubytovacího řádu, ne na tenhle list.

Z naší zkušenosti: po hostech před odjezdem nechceme skoro nic. Večer před odjezdem kolem 18:00 jim přes Airbnb i Booking.com odejde automatická zpráva: poděkování, prosba o přibližný čas odjezdu, klíče nechat v bytě, zhasnout, zavřít okna, zabouchnout dveře. Odpadky a myčka v ní nejsou. Na ně máme dvě malé vtipné cedulky: na koši „Nezapomeň mě před odjezdem vynést!“, na myčce „Nezapomeň mě před odchodem zapnout!“. Obě najdete na druhém listu vzoru.

Co po hostech nechtít

Na Airbnb „hosté očekávají pohodový odjezd bez nutnosti uklízet“ (zdroje Airbnb). Základní pravidla pro hosty chtějí jen to, aby ubytování nenechali ve stavu, který vyžaduje nadměrný nebo důkladný úklid. Poplatek za úklid pokrývá běžný úklid mezi rezervacemi a hostitel nesmí účtovat poplatek za to, že host neudělal úklid nebo úkol při odjezdu.

Po pobytu může host v hodnocení označit „nepřiměřený počet úkolů při odjezdu“. Nabídky s opakovanými nízkými hodnoceními za neopodstatněné úkoly můžou být z Airbnb odstraněny.

Škrtněte proto všechno, co zní jako úklid: povlečení svléknout, vytřít podlahu, umýt lednici. Jediné přání tohoto druhu, které Airbnb samo nabízí, je „Shromáždi použité ručníky“.

Pokyny k odjezdu na Airbnb a Booking.com

Na Airbnb pokyny zadáte do nabídky (nápověda Airbnb):

1. Klikněte na „Nabídky“ a vyberte ubytování.
2. V editoru nabídky klikněte na „Průvodce příjezdem“.
3. Zvolte „Pokyny k odjezdu“ a pak „Přidat pokyny“.
4. Vyberte body a klikněte na „Uložit“.

Na výběr jsou „Vrať klíče“, „Zamkni“, „Vypni věci“, „Vyhoď odpadky“, „Shromáždi použité ručníky“ a „Další žádosti“, ke každému až 140 znaků podrobností. Host pokyny vidí už před rezervací. Den před odjezdem v 17:00 místního času mu aplikace Airbnb připomene čas a pokyny, pokud má zapnutá upozornění. Po odjezdu jedním klepnutím potvrdí, že odjel.

Na Booking.com si v extranetu v nastavení zpráv vytvoříte šablonu a naplánujete ji na den před odjezdem (Booking.com Partner Hub, anglicky). Českou a anglickou verzi uložte pod stejným názvem: každý host dostane svůj jazyk.

Zpráva den předem ke zkopírování

Pošlete ji večer před odjezdem, když si hosté balí. Otázka na čas odjezdu poslouží dvakrát: naplánujete úklid a víte, kdy je byt prázdný. Nám někteří hosté napíšou „Už jsme odjeli, díky!“, jiní nic. Pak to zjistíme, až do bytu přijdeme.

Česky. „Dobrý den, [jméno], děkujeme, že jste byli u nás! Hodně nám pomůžete, když nám napíšete, kdy zhruba zítra odjíždíte: naplánujeme úklid. Odjezd je do [11:00]. Klíče prosím nechte [na kuchyňském stole], zhasněte, zavřete okna a zabouchněte za sebou dveře. Šťastnou cestu!“

Anglicky. “Hi [name], thank you for staying with us! It would help us a lot to know roughly when you’re leaving tomorrow, so we can plan the cleaning. Check-out is by [11:00]. Please leave the keys [on the kitchen table], turn off the lights, close the windows and pull the door shut behind you. Safe travels!”

Pozdní odjezd: kdy říct ano?

Prosba přijde většinou večer předem, jako odpověď na tuhle zprávu. Rozhodněte podle kalendáře:

• Přijíždějí ten den noví hosté? Pak úklid potřebuje svůj čas. U nás je odjezd do 11, úklid hned potom a další hosté od 15: odjezd zůstává v 11.
• Přijedou další hosté až večer? Pak prodlužujeme do 13, bez příplatku. Hosté, kterým takhle vyjdeme vstříc, se často vracejí.

Nový čas napište do odpovědi, ať zůstane v chatu: „Jistě, můžete zůstat do 13:00. Jen nám napište, až odejdete.“

Zapomenuté věci a otevřené dveře

Hosté pořád něco zapomínají. Jedna rodina u nás nechala lék pro své dítě: napsali jsme jim a vrátili se pro něj. Někteří nás prosí, ať jim věci pošleme poštou na jejich náklady, jiní, ať je vyhodíme. Zeptejte se tedy: poslat, nebo vyhodit? Na Airbnb vám host poštovné zaplatí přes platformu (nápověda Airbnb). Podle základních pravidel smí host nechat zavazadla po odjezdu jen s vaším souhlasem.

Jednou host nechal dveře bytu otevřené. Protože u nás úklid přichází v 11, nebyl byt otevřený dlouho. Dveře do seznamu patří, i když to zní samozřejmě.

Co při odjezdu dopsat do knihy

Odjezd má i úřední stránku. Do evidenční knihy zapisujete u každého hosta den počátku a den konce pobytu a výši vybraného poplatku z pobytu (zákon o místních poplatcích, § 3g). U cizinců doplníte do domovní knihy konec ubytování. Obě knihy a vzor ke stažení najdete v článku ubytovací kniha: vzor.

Pokyny na papíře, nebo v telefonu?

List na papíře host čte v den odjezdu, když má sbaleno. Lepší je, když odjezd zná dřív. S GuestQR je v digitální uvítací knize, kterou host otevře ještě před příjezdem: čas odjezdu vedle času příjezdu a pod ním karta „Před odjezdem“ s vaším textem, až pěti fotkami a videem, třeba cesty ke kontejnerům. Host ji čte ve svém jazyce, jednom z osmi, bez aplikace. V bytě vede QR plakát na zdi ke stejnému průvodci a odkaz pošlete ve zprávě den předem. Na Booking.com ho předtím povolte v nastavení zabezpečení zpráv.