Welcome book digitale: come crearlo gratis (o con un’app)
Welcome book digitale per casa vacanze: carta, PDF, strumenti Airbnb e app a confronto, come crearne uno gratis e cosa non può sostituire per legge.
Un welcome book digitale è la versione online del tuo welcome book: l’ospite lo apre sul telefono inquadrando un QR code o toccando un link, senza installare niente. Sostituisce il raccoglitore sul tavolo, oppure lo affianca.
Ci sono quattro modi per farlo, dal gratis all’abbonamento. Qui trovi quanto vale davvero ciascuno, come creare un welcome book digitale gratis stasera e cosa non può sostituire per legge.
Cos’è un welcome book digitale?
Il contenuto è lo stesso: Wi-Fi, arrivo, regole della casa, raccolta differenziata, partenza, emergenze, consigli. Le dieci sezioni con testi d’esempio sono nel nostro modello di welcome book gratis.
Cambia dove lo leggi e come lo correggi:
- Prima dell’arrivo. Mandi il link con la conferma: l’ospite sa dov’è la ZTL prima di entrarci.
- Senza ristampe. Nuova password del Wi-Fi, pizzeria chiusa: un minuto online invece di un raccoglitore da rifare.
- Basta un poster. Un QR code appeso in casa, e ogni ospite ha la guida in tasca.
Carta, PDF, Airbnb o guida online: il confronto
| Welcome book cartaceo | PDF + QR code | Strumenti Airbnb | Guida online | |
|---|---|---|---|---|
| Costo | La stampa | Gratis | Gratis | Gratis o abbonamento |
| Si legge prima dell’arrivo | No | Se mandi il link | Sì, nell’app Airbnb | Sì |
| Ospiti da Booking o diretti | Sì | Sì | La guida, con un link | Sì |
| Correzioni | Ristampare tutto | Sostituire il file | Online | Online, stesso QR code |
| Sul telefono | – | Pagina A4 da ingrandire | Bene | Fatta per il telefono |
| Senza batteria né rete | Sì | No | No | No |
Gli strumenti di Airbnb sono gratis, ma restano su Airbnb. Nella guida raccogli luoghi, quartieri e consigli sulla città: è pubblica e collegata al tuo account di host, non a un annuncio (Airbnb). Il manuale della casa spiega l’alloggio e lo vedono solo gli ospiti con una prenotazione confermata (Airbnb). Le istruzioni dettagliate per il check-in compaiono 48 ore prima dell’arrivo (Airbnb). La guida si può condividere con un link fuori da Airbnb o stampare; il manuale resta per le prenotazioni Airbnb confermate.
Le app per il welcome book fanno una guida online per tutte le prenotazioni. Prima di scegliere, controlla tre cose: l’ospite deve installare qualcosa? Quante lingue ci sono? Che fine fa la guida se smetti di pagare?
È quello che fa GuestQR: incolli il link del tuo annuncio Airbnb o Booking (titolo, foto e indirizzo arrivano da soli), aggiungi Wi-Fi, regole e i tuoi consigli e stampi il poster QR. L’ospite legge la guida nella sua lingua, una su otto, tradotta dall’AI. La password del Wi-Fi non è scritta nella pagina: compare quando l’ospite la tocca. Correggi quando vuoi, il QR code resta lo stesso. 7 giorni gratis, poi da 9 € al mese.
Come creare un welcome book digitale gratis
Senza budget basta un PDF condiviso. Conta un’ora.
- Compila la guida. Parti dal nostro modello Word gratis: dieci sezioni, sostituisci le parentesi.
- Salvala in PDF. Una pagina per sezione, caratteri grandi: si leggerà su uno schermo da 6 pollici.
- Mettila online. Su Google Drive o un altro archivio, condivisa in sola lettura con chiunque abbia il link.
- Crea il QR code del link con un generatore gratuito, stampalo e appendilo vicino all’ingresso.
- Correggi sempre lo stesso file. Su Google Drive, «Gestisci versioni» sostituisce il contenuto del file (Google). Un file nuovo avrebbe un link nuovo, e il QR code stampato porterebbe al vecchio.
I limiti: una lingua per file, una pagina A4 da ingrandire, e chi ha il link legge tutto. Per il Wi-Fi c’è un QR code a parte che collega il telefono senza digitare la password: crealo gratis qui.
Cosa deve fare un buon welcome book digitale
Qualunque strumento usi, tieni questi sei punti.
- Aprirsi senza app. L’ospite inquadra con la fotocamera e la pagina si apre. Niente account, niente download.
- Leggersi bene sul telefono. Il testo si adatta allo schermo; il Wi-Fi è in alto, non a pagina sette.
- Tenere lo stesso QR code. Correggi la guida, il poster stampato resta valido.
- Parlare la lingua dell’ospite. Almeno l’inglese; un tedesco o un francese legge più in fretta nella sua lingua.
- Non pubblicare niente che apra la porta. Un link si inoltra. I codici li mandi per messaggio, non in una pagina aperta a tutti.
- Tenere l’essenziale su carta. 112, indirizzo esatto e Wi-Fi su un foglio vicino alla porta: un telefono scarico non inquadra niente.
Cosa il welcome book digitale non sostituisce
La guida online semplifica la vita, ma alcune cose la legge le vuole altrove.
- Il CIN fuori dallo stabile. Il codice identificativo va esposto all’esterno e indicato in ogni annuncio (art. 13-ter DL 145/2023); nella guida puoi ripeterlo, non spostarlo. Tutto sul codice in CIN per affitti brevi.
- Il riconoscimento degli ospiti. I dati vanno alla Questura con Alloggiati Web entro 24 ore, e gli ospiti vanno riconosciuti con il documento: una keybox con il codice non basta. Come fare in self check-in e affitti brevi.
- Estintore e rilevatori. La stessa norma li chiede in casa. La guida serve a dire dove sono e come si usano.
