Gästemappe & Infomappe Ferienwohnung: kostenlose Vorlage (Word, PDF)

Eine gute Gästemappe, auch Infomappe oder Gästeinformation genannt, beantwortet die Fragen Ihrer Gäste, bevor sie anrufen: WLAN, Schlüssel, Mülltonnen, Check-out. Hier steht, was hineingehört und wie Sie die Mappe selbst machen. Dazu Textbeispiele zum Kopieren und eine kostenlose Vorlage für Word und PDF, ohne Anmeldung.

Gästemappe-Vorlage herunterladen (Word, kostenlos)

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Was gehört in eine Gästemappe?

Ordnen Sie die Mappe so, wie der Aufenthalt abläuft: ankommen, einrichten, genießen, abreisen. Zehn Rubriken reichen für eine Stadtwohnung genauso wie für ein Ferienhaus an der See.

Aus unserer Erfahrung fragen Gäste am häufigsten: In welchem Stock ist die Wohnung? Wo kann ich parken? Wo stehen die Mülltonnen? Geht ein früherer Check-in? Diese Antworten gehören auf die ersten Seiten.

1. Begrüßung. Zwei, drei Sätze, Ihr Vorname und wie man Sie erreicht. Gern ein Satz dazu, warum die Wohnung so eingerichtet ist.
2. Anreise. Adresse, Stockwerk, Klingelschild, Schlüsselbox, Parkplatz, ab wann Check-in ist.
3. WLAN. Netzwerkname und Passwort auf die erste Seite, groß gedruckt.
4. Die Wohnung. Heizung, Herd, Kaffeemaschine, Waschmaschine, Fernseher, Sicherungskasten: eine Zeile pro Gerät, dort, wo Gäste am häufigsten hängen bleiben.
5. Hausordnung. Rauchen, Ruhezeiten, Partys, Haustiere, Personenzahl. Zehn Regeln und eine eigene Vorlage: Hausordnung für die Ferienwohnung.
6. Mülltrennung. Welche Tonne wofür, wo der Glascontainer steht, was mit Pfandflaschen passiert. Für Gäste aus dem Ausland ist das oft die größte Frage.
7. Abreise. Uhrzeit, wohin mit dem Schlüssel, was vor der Abreise zu tun ist und was nicht.
8. Notfälle. 112, 110, der ärztliche Bereitschaftsdienst 116117, die nächste Apotheke und Ihre Nummer.
9. Ihre Tipps. Bäcker, Restaurants, Ausflüge, ein Plan für Regentage: Ihre echten Favoriten, mit Gehzeit.
10. Praktisches. Bus und Bahn, Parken, Supermarkt mit Öffnungszeiten. Schreiben Sie dazu, dass die meisten Geschäfte sonntags geschlossen haben: Gäste aus dem Ausland wissen das oft nicht.

Für das WLAN gibt es eine Abkürzung: Mit einem QR-Code müssen Gäste das Passwort nicht abtippen. Hier erstellen Sie ihn kostenlos und drucken ihn für die Mappe aus.

Gästemappe selber machen: Schritt für Schritt

Aus unserer Erfahrung: Lose Blätter auf dem Tisch werden zerknittert, bekleckert und schmutzig. Laminierte Seiten halten länger, aber jede Änderung heißt dann neu schreiben, neu drucken, neu laminieren. Mit Ordner und Hüllen tauschen Sie nur eine Seite.

1. Vorlage ausfüllen. In Word ersetzen Sie die Klammern. Das PDF drucken Sie aus und schreiben von Hand hinein.
2. Kurz bleiben. Für eine kleine Ferienwohnung reichen zwei Seiten, für ein Ferienhaus vier. Ab fünf Seiten gehört vorne ein Inhaltsverzeichnis hin.
3. Ringordner statt Bindung. Im Ordner wechseln Sie eine Seite in einer Minute. Eine gebundene Mappe drucken Sie bei jeder Änderung ganz neu.
4. Jede Seite in eine Klarsichthülle. Kaffee und Sonnencreme wischen Sie einfach ab. Flyer, Stadtplan und Wanderkarte passen mit hinein.
5. Was sich oft ändert, auf ein eigenes Blatt. Veranstaltungen, Abholtage, Öffnungszeiten: Dann tauschen Sie nur dieses Blatt.
6. Leere Seiten ans Ende. Dort schreiben Gäste Lob und eigene Tipps hinein, und die Infomappe wird zugleich Ihr Gästebuch.

Textbeispiele zum Kopieren

Schreiben Sie so, wie Sie Gäste persönlich begrüßen würden: freundlich und kurz. Vier Bausteine, die Sie direkt übernehmen können.

Begrüßung. „Herzlich willkommen! Schön, dass Sie da sind. In dieser Mappe finden Sie alles für Ihren Aufenthalt. Bei Fragen erreichen Sie mich über Airbnb oder telefonisch unter [Ihre Nummer]. Schöne Tage! – Anna“

Selbst-Check-in. „Die Wohnung liegt im 2. Stock links. Die Schlüsselbox hängt rechts neben der Haustür; den Code schicke ich Ihnen am Anreisetag. Check-in ist ab 15 Uhr.“

Mülltrennung. „Die Tonnen stehen im Hof. Gelbe Tonne: Verpackungen aus Plastik und Metall. Blaue Tonne: Papier. Braune Tonne: Essensreste. Alles andere kommt in die graue Restmülltonne, Glas in die Container an der Ecke.“

Abreise. „Bitte verlassen Sie die Wohnung bis 10 Uhr. Legen Sie den Schlüssel zurück in die Box, schließen Sie die Fenster und schalten Sie die Spülmaschine ein, wenn sie voll ist. Betten abziehen ist nicht nötig.“

Die Farben der Tonnen sind nicht überall gleich. Übernehmen Sie die aus Ihrem Hof.

Muss eine Gästemappe sein?

Die Mappe selbst schreibt Ihnen niemand vor. Sie ist aber der richtige Ort für zwei Dinge, die Pflicht sein können:

• Meldeschein für ausländische Gäste. In Beherbergungsstätten (Einrichtungen, die gewerbs- oder geschäftsmäßig Gäste aufnehmen) unterschreiben ausländische Gäste am Anreisetag einen besonderen Meldeschein und weisen sich aus; mitreisende Ehepartner und minderjährige Kinder werden nur gezählt (§ 29 BMG). Sie bewahren die Meldescheine ein Jahr ab dem Tag der Abreise auf (§ 30 BMG).
• Kurtaxe oder Übernachtungsteuer. Viele Kur- und Ferienorte erheben eine Kurtaxe oder einen Gästebeitrag, manche Städte eine Übernachtungsteuer, in Berlin zum Beispiel 7,5 % des Übernachtungspreises (Service Berlin). Schreiben Sie in die Mappe, ob der Betrag schon im Preis steckt.

In der Vorlage gibt es für beides eine Zeile.

Was tun, wenn sich ständig etwas ändert?

Papier hat Vorteile: Man blättert auf dem Sofa darin, und es braucht keinen Akku. Aber neues WLAN-Passwort, geschlossenes Restaurant, andere Abholtage, und schon muss gedruckt werden. Außerdem spricht die Mappe nur eine Sprache.

Wir haben deshalb ganz umgestellt. In der Wohnung hängt nur noch ein QR-Poster, den Link bekommen Gäste vor der Anreise. Sie kennen Anleitungen und Hausordnung, bevor sie ankommen, und fragen seitdem weniger. Das ist eine digitale Gästemappe mit GuestQR: Sie fügen den Link Ihres Airbnb- oder Booking-Inserats ein, ergänzen die Mappe und drucken das Poster für die Wand. Ihre Gäste lesen sie in ihrer Sprache, in einer von acht, ohne App.

Papier, PDF, Airbnb-Tools und Apps im Vergleich, und wie es kostenlos geht: Artikel zur digitalen Gästemappe.

Typische Fehler

• Zu lang. Zwanzig Seiten liest niemand. Was nicht auf vier Seiten passt, gehört in Ihre Nachrichten.
• WLAN auf Seite 6. Danach suchen Gäste zuerst, also gehört es auf die erste Seite.
• Veraltet. Prüfen Sie die Mappe nach jeder Änderung und vor jeder Saison.
• Nur auf Deutsch. Haben Sie internationale Gäste, gehört mindestens Englisch dazu.
• Keine Mülltrennung. Ohne Hinweis landet alles im Restmüll, und Sie sortieren nach.