Gästemappe für die Ferienwohnung: kostenlose Vorlage und Beispiele

Eine gute Gästemappe beantwortet die Fragen Ihrer Gäste, bevor sie anrufen: WLAN, Schlüssel, Mülltonnen, Check-out. Hier finden Sie, was hineingehört, Textbeispiele zum Kopieren und eine kostenlose Vorlage für Word – ohne Anmeldung.

Gästemappe-Vorlage herunterladen (Word, kostenlos)

Was gehört in eine Gästemappe?

Ordnen Sie die Mappe so, wie der Aufenthalt abläuft: ankommen, einrichten, genießen, abreisen. Zehn Rubriken reichen für eine Stadtwohnung genauso wie für ein Ferienhaus an der See.

1. Begrüßung. Zwei, drei Sätze, Ihr Vorname und wie man Sie erreicht.
2. Anreise. Adresse, Stockwerk, Klingelschild, Schlüsselbox, Parkplatz, ab wann Check-in ist.
3. WLAN. Netzwerkname und Passwort – auf die erste Seite, groß gedruckt.
4. Die Wohnung. Heizung, Herd, Kaffeemaschine, Waschmaschine, Fernseher: eine Zeile pro Gerät, dort, wo Gäste am häufigsten hängen bleiben.
5. Hausordnung. Rauchen, Ruhezeiten, Partys, Haustiere, Personenzahl.
6. Mülltrennung. Welche Tonne wofür, wo der Glascontainer steht, was mit Pfandflaschen passiert. Für Gäste aus dem Ausland ist das oft die größte Frage.
7. Abreise. Uhrzeit, wohin mit dem Schlüssel, was vor der Abreise zu tun ist – und was nicht.
8. Notfälle. 112, 110, der ärztliche Bereitschaftsdienst 116117, die nächste Apotheke und Ihre Nummer.
9. Ihre Tipps. Bäcker, Restaurants, Ausflüge, ein Plan für Regentage – Ihre echten Favoriten, mit Gehzeit.
10. Praktisches. Bus und Bahn, Parken, Supermarkt mit Öffnungszeiten. Schreiben Sie dazu, dass die meisten Geschäfte sonntags geschlossen haben: Gäste aus dem Ausland wissen das oft nicht.

Für das WLAN gibt es eine Abkürzung: Mit einem QR-Code müssen Gäste das Passwort nicht abtippen. Hier erstellen Sie ihn kostenlos und drucken ihn für die Mappe aus.

Textbeispiele zum Kopieren

Schreiben Sie so, wie Sie Gäste persönlich begrüßen würden: freundlich und kurz. Vier Bausteine, die Sie direkt übernehmen können.

Begrüßung. „Herzlich willkommen! Schön, dass Sie da sind. In dieser Mappe finden Sie alles für Ihren Aufenthalt. Bei Fragen erreichen Sie mich über Airbnb oder telefonisch unter [Ihre Nummer]. Schöne Tage! – Anna“

Selbst-Check-in. „Die Wohnung liegt im 2. Stock links. Die Schlüsselbox hängt rechts neben der Haustür; den Code schicke ich Ihnen am Anreisetag. Check-in ist ab 15 Uhr.“

Mülltrennung. „Die Tonnen stehen im Hof. Gelbe Tonne: Verpackungen aus Plastik und Metall. Blaue Tonne: Papier. Braune Tonne: Essensreste. Alles andere kommt in die graue Restmülltonne, Glas in die Container an der Ecke.“

Abreise. „Bitte verlassen Sie die Wohnung bis 10 Uhr. Legen Sie den Schlüssel zurück in die Box, schließen Sie die Fenster und schalten Sie die Spülmaschine ein, wenn sie voll ist. Betten abziehen ist nicht nötig.“

Die Farben der Tonnen sind nicht überall gleich – übernehmen Sie die aus Ihrem Hof.

Muss eine Gästemappe sein?

Die Mappe selbst schreibt Ihnen niemand vor. Sie ist aber der richtige Ort für zwei Dinge, die Pflicht sein können:

• Meldeschein für ausländische Gäste. In Beherbergungsstätten – Einrichtungen, die gewerbs- oder geschäftsmäßig Gäste aufnehmen – unterschreiben ausländische Gäste am Anreisetag einen besonderen Meldeschein und weisen sich aus; mitreisende Ehepartner und minderjährige Kinder werden nur gezählt (§ 29 BMG). Sie bewahren die Meldescheine ein Jahr ab dem Tag der Abreise auf (§ 30 BMG).
• Kurtaxe oder Übernachtungsteuer. Viele Kur- und Ferienorte erheben eine Kurtaxe oder einen Gästebeitrag, manche Städte eine Übernachtungsteuer – in Berlin zum Beispiel 7,5 % des Übernachtungspreises (Service Berlin). Schreiben Sie in die Mappe, ob der Betrag schon im Preis steckt.

In der Vorlage gibt es für beides eine Zeile.

Gästemappe auf Papier oder digital?

Die Mappe auf dem Tisch hat Vorteile: Man blättert darin auf dem Sofa, und sie braucht keinen Akku. Aber sie altert schnell. Neuer Code, geschlossenes Restaurant, andere Abholtage – und alles muss neu gedruckt werden. Außerdem spricht sie nur eine Sprache, auch wenn Ihre Gäste aus den Niederlanden, Polen oder den USA kommen.

Eine digitale Gästemappe lesen Gäste auf dem Handy, schon vor der Anreise, und Sie ändern sie in einer Minute. Genau das macht GuestQR: Sie fügen den Link Ihres Airbnb- oder Booking-Inserats ein, ergänzen die Mappe und drucken ein QR-Poster für die Wand. Ihre Gäste scannen den Code und lesen die Gästemappe in ihrer Sprache – in einer von acht, ohne App.

Beides zusammen geht auch: Drucken Sie die Word-Vorlage aus und kleben Sie den QR-Code der digitalen Mappe auf die erste Seite.

Typische Fehler

• Zu lang. Zwanzig Seiten liest niemand. Zwei bis vier Seiten reichen, der Rest gehört in Ihre Nachrichten.
• WLAN auf Seite 6. Danach suchen Gäste zuerst – also nach oben auf die erste Seite.
• Veraltet. Prüfen Sie die Mappe nach jeder Änderung und vor jeder Saison.
• Nur auf Deutsch. Haben Sie internationale Gäste, gehört mindestens Englisch dazu.
• Keine Mülltrennung. Ohne Hinweis landet alles im Restmüll – und Sie sortieren nach.