Self check-in v apartmánu: schránka na klíče a Ubyport
Jak na self check-in v apartmánu: schránka na klíče nebo chytrý zámek, co musí zahraniční host podepsat, hlášení přes Ubyport do 3 dnů a zprávy ke zkopírování.
Při self check-inu se hosté dostanou do apartmánu bez vás: klíč si vezmou ze schránky na klíče nebo otevřou chytrý zámek kódem. V Česku je to povolené. Dvě povinnosti ale platí i bez setkání: zahraniční host předloží doklad a osobně podepíše přihlašovací tiskopis a vy jeho ubytování ohlásíte policii do 3 pracovních dnů – nejsnáz přes Ubyport.
Níže najdete, co přesně zákon chce, jak vybrat schránku nebo zámek a texty zpráv ke zkopírování.
Je self check-in v Česku legální?
Ano. Osobní předání klíčů zákon nevyžaduje. Povinnosti jsou jinde – v zákoně o pobytu cizinců a u poplatku z pobytu:
- Kdo je cizinec. Každý host bez českého občanství, i občan EU (§ 1). Slovák, Němec i Američan.
- Tiskopis. Cizinec vám předloží cestovní doklad nebo jiný průkaz a osobně vyplní a podepíše přihlašovací tiskopis, případně podepíše listinu se stejnými údaji. Neplatí pro děti mladší 15 let (§ 103).
- Ohlášení. Ubytování cizince ohlásíte policii do 3 pracovních dnů. Pokud ubytováváte v rámci podnikání, hlásíte ho dálkově přes Ubyport (§ 102).
- Domovní kniha. Údaje o cizincích uchováváte 6 let. Podepsané tiskopisy seřazené podle data domovní knihu nahradí (§ 101).
- Evidenční kniha. Kde obec vybírá poplatek z pobytu, zapisujete do ní všechny hosty, i české.
Tiskopis obsahuje jméno a příjmení, datum narození, státní občanství, bydliště v zahraničí, číslo cestovního dokladu a víza, začátek, místo, předpokládanou délku a účel pobytu (§ 97).
Co přinese e-Turista a registrační číslo, rozebíráme v článku e-Turista a registrace ubytování.
Schránka na klíče, kódový zámek, nebo chytrý zámek?
| Systém | Výhody | Nevýhody |
|---|---|---|
| Schránka (trezor) na klíče | Levná, bez baterií, namontovaná za 10 minut | Kód je třeba po každém pobytu změnit, klíč jde zkopírovat |
| Kódový zámek | Nový kód pro každý pobyt, žádný klíč k vrácení | Hlídat baterie, po odjezdu kód smazat |
| Chytrý zámek | Kód nebo digitální klíč v aplikaci, přehled vstupů | Dražší, závisí na baterii a někdy na Wi-Fi |
Na začátek stačí schránka na klíče. Když se rezervace střídají den po dni, ušetří čas chytrý zámek: každá rezervace dostane vlastní kód, který po odjezdu přestane fungovat.
Pokud schránka visí na fasádě, u vchodu nebo na chodbě, jde o společné části domu: domluvte se nejdřív se společenstvím vlastníků nebo správcem.
Náhradní klíč nechte u souseda nebo u toho, kdo uklízí. Vybitá baterie ve 23 hodin je váš problém, ne hostův.
Self check-in krok za krokem
- Při rezervaci se zeptejte na čas příjezdu a u zahraničních hostů na údaje do tiskopisu.
- Tři dny předem pošlete adresu, patro, jméno na zvonku a fotky vchodu a schránky.
- V den příjezdu pošlete kód, nový pro tento pobyt.
- Při příjezdu host podepíše tiskopis; do 3 pracovních dnů ho ohlásíte přes Ubyport.
- Při odjezdu napište, kam dát klíč, a kód změňte.
Na Wi-Fi existuje zkratka: s QR kódem nemusí nikdo opisovat heslo. Vytvořte si ho zdarma tady.
Nejčastější chyby
- Stejný kód měsíce. Každý bývalý host ví, jak se k vám dostat. Kód měňte po každém odjezdu.
- Pokyny jen textem. „Druhý vchod vlevo“ v noci nikdo nenajde. Fotka dveří a schránky ušetří telefonát.
- Zapomenutý tiskopis. Bez podpisu zahraničního hosta nemáte co ohlásit a domovní kniha zeje prázdnotou.
- Žádný náhradní klíč. Zaseknutá schránka v neděli večer se bez souseda neřeší.
Zprávy ke zkopírování
Po rezervaci. „Děkujeme za rezervaci! Příjezd je bezkontaktní, od [15:00]. Kdy zhruba dorazíte? Kvůli ohlášení cizinecké policii prosíme hosty bez českého občanství o jméno, datum narození, adresu bydliště a číslo pasu nebo občanského průkazu.“
Tři dny předem. „Apartmán je na adrese [ulice a číslo], [patro], zvonek ‚[jméno]‘. Schránka na klíče je [kde], kód vám pošleme v den příjezdu. Všechny pokyny s fotkami najdete tady: [odkaz na průvodce]. Na stole bude přihlašovací tiskopis – prosíme o podpis hned po příjezdu.“
V den odjezdu. „Odjezd je do [10:00]. Klíč vraťte do schránky a kód protočte. Kdyby cokoli: [vaše číslo]. Šťastnou cestu!“
Průvodce, který hosty přivítá za vás
Self check-in funguje, když jsou pokyny jasné. V GuestQR vložíte odkaz na svůj inzerát na Airbnb nebo Bookingu, k příjezdu přidáte fotky a video vchodu, schránky a schodiště a odkaz na průvodce pošlete před příjezdem. V apartmánu vede QR plakát na zdi ke stejnému průvodci: Wi-Fi, domovní řád a odjezd, přeložené do jazyka hosta, jednoho z 8. Chcete i papírovou verzi? Začněte naším vzorem uvítací knihy.
