Livro de informações do Alojamento Local: modelo grátis em 4 línguas

No Alojamento Local, o livro de informações é obrigatório e tem de estar em quatro línguas. Aqui fica o que a lei pede, exemplos para copiar e um modelo grátis em português, inglês, espanhol e francês, em Word e PDF, sem registo.

Descarregar o modelo em 4 línguas (Word, grátis)

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O livro de informações é obrigatório?

Sim. Segundo o guia do Turismo de Portugal, todos os estabelecimentos de alojamento local têm de ter um livro de informações para os hóspedes, em português, inglês e pelo menos mais duas línguas estrangeiras. Deve explicar o funcionamento do alojamento e as regras internas, incluindo:

• a recolha e separação do lixo;
• o funcionamento dos eletrodomésticos;
• o ruído e os cuidados para não incomodar os vizinhos;
• o contacto telefónico do responsável pelo alojamento.

Se o alojamento fica num prédio, o livro deve ainda ter as regras do condomínio relevantes para os hóspedes e para as partes comuns.

O mesmo guia lembra mais duas obrigações que convém ter à mão:

• Livro de reclamações, em formato físico e eletrónico.
• Hóspedes estrangeiros: a estadia é comunicada à Unidade de Coordenação de Fronteiras e Estrangeiros por boletim de alojamento, nos três dias úteis após a entrada e após a saída.

O modelo já traz as secções que a lei pede, em português, inglês, espanhol e francês. Preencha as quatro versões com os mesmos dados: cada língua ocupa duas páginas.

Como fazer o livro de informações?

1. Releia as mensagens dos hóspedes dos últimos meses. Cada pergunta feita duas vezes merece uma linha no livro.
2. Descarregue o modelo e preencha os campos entre parênteses retos, primeiro em português.
3. Copie os mesmos dados para as versões em inglês, espanhol e francês: nomes, códigos e horários não mudam de língua.
4. Junte uma fotografia onde as palavras não chegam: o cofre de chaves, o esquentador, o ecoponto.
5. Faça um teste: alguém de fora tem de encontrar o Wi-Fi e a hora de saída em menos de um minuto.
6. Imprima, deixe o livro à vista no alojamento e envie o essencial aos hóspedes antes da chegada.

O que pôr no livro de informações?

Siga a ordem da estadia: chegar, instalar-se, aproveitar, partir. Dez secções chegam para um T1 na cidade ou para uma casa na praia.

1. Boas-vindas. Duas ou três frases, o seu nome e como o podem contactar.
2. Chegada. Morada, andar, código da porta, cofre de chaves, estacionamento, hora de check-in.
3. Wi-Fi. Nome da rede e palavra-passe, na primeira página e em letra grande.
4. Eletrodomésticos. Ar condicionado, placa, máquina de lavar, esquentador, televisão: uma linha por aparelho, onde os hóspedes mais se enganam.
5. Ruído e regras da casa. Tabaco, horário de silêncio, festas, animais, número de hóspedes. Dez regras e um modelo em quatro línguas: regras da casa para alojamento local.
6. Regras do condomínio. Partes comuns, elevador, piscina, garagem.
7. Lixo e separação. Que ecoponto é para quê e onde fica.
8. Saída. Hora, onde deixar as chaves, o que fazer antes de sair e o que não é preciso.
9. Emergências. O 112, o SNS 24, a farmácia mais próxima, o seu número e onde está o livro de reclamações.
10. As suas sugestões. Pastelaria, restaurante, praia, mercado: os seus favoritos a sério, com os minutos a pé.

Para o Wi-Fi há um atalho: com um código QR, os hóspedes não precisam de escrever a palavra-passe. Crie-o grátis aqui e imprima-o junto ao router.

Exemplos de texto para copiar

Escreva como falaria com os hóspedes pessoalmente: com simpatia e em poucas palavras. Seis textos que pode usar tal como estão.

Boas-vindas. «Sejam bem-vindos! É um prazer recebê-los. Neste livro encontram tudo o que precisam para a vossa estadia. Qualquer dúvida, escrevam-me pela Airbnb ou liguem para o [o seu número]. Boa estadia! – Ana»

Check-in autónomo. «O apartamento fica no 2.º andar, porta da direita. O cofre de chaves está ao lado da entrada do prédio; envio-vos o código no dia da chegada. O check-in é a partir das 15h00.»

Wi-Fi. «A rede chama-se [nome da rede] e a palavra-passe é [palavra-passe]. Mais simples: leiam o código QR junto ao router e o telemóvel liga-se sozinho.»

Água quente. «A água quente vem do esquentador, na cozinha. Se não aquecer, verifiquem se o botão da esquerda está ligado e esperem um minuto.»

Lixo. «O ecoponto fica na esquina. Amarelo: embalagens de plástico e metal. Azul: papel e cartão. Verde: vidro. O resto vai para o contentor do lixo indiferenciado.»

Saída. «O check-out é até às 11h00. Deixem as chaves no cofre, fechem as janelas e liguem a máquina da loiça se estiver cheia. Não é preciso desfazer as camas.»

Que formato e onde deixar o livro?

Word, PDF ou Canva? O Word e o PDF deste modelo editam-se e imprimem-se sem conta nenhuma; o Canva dá um aspeto mais cuidado, mas cada alteração volta a passar pelo Canva. Também há livros impressos à venda, mas não mudam quando o alojamento muda.

Imprima em A4 e meta as folhas em micas num dossiê, ou plastifique-as: o café limpa-se e o papel não se dobra. Um livro encadernado em A5 fica mais bonito, mas qualquer alteração obriga a imprimir tudo outra vez.

Deixe-o onde os hóspedes pousam as chaves ao chegar: a mesa da entrada ou a bancada da cozinha. O Wi-Fi merece ainda um cartaz próprio, junto ao router.

Livro de informações em papel ou digital?

O livro em papel tem as suas vantagens: folheia-se no sofá e não precisa de bateria. Mas envelhece depressa. Muda o código, fecha o restaurante, muda o horário do lixo, e é preciso imprimir tudo outra vez. E, com quatro línguas obrigatórias, cada alteração conta quatro vezes.

O guia de boas-vindas digital lê-se no telemóvel, até antes da chegada, e atualiza-se num minuto. É o que faz a GuestQR: cole a ligação do seu anúncio Airbnb ou Booking, complete o guia e imprima um cartaz QR para a parede. Os hóspedes leem o guia na sua língua, uma de oito, com tradução automática, sem instalar nenhuma aplicação. Criar e pré-visualizar o guia é grátis, sem cartão; para o publicar, todos os planos começam com 7 dias grátis.

Foi o caminho que nós próprios fizemos: no nosso alojamento, do livro resta apenas o cartaz QR na parede, e os hóspedes recebem a ligação antes de chegar. Também pode ter os dois: imprima o modelo Word e cole na primeira página o código QR do guia digital. Papel, PDF, ferramentas da Airbnb e apps, comparados ponto a ponto: guia digital para hóspedes.

Erros a evitar

• Demasiado longo. Vinte páginas ninguém lê. Duas a quatro chegam; o resto vai nas mensagens.
• Informação desatualizada. Reveja o livro depois de cada alteração e antes de cada época.
• Só em português. A lei pede quatro línguas, e o modelo acima já as tem.
• Esquecer o condomínio. Um vizinho incomodado é o primeiro passo para uma queixa ao condomínio.