Livret d’accueil Airbnb : modèle gratuit (Word, PDF) et exemples

Un bon livret d’accueil répond aux questions de vos voyageurs avant qu’ils ne vous écrivent : où sont les clés, quel est le code Wi-Fi, à quelle heure partir, où jeter les poubelles. Voici les rubriques qui comptent, des exemples à copier et un modèle gratuit en Word et en PDF, sans inscription.

Télécharger le modèle de livret d’accueil (Word, gratuit)

PDF à imprimer

Comment faire un livret d’accueil Airbnb ?

1. Relisez vos messages des derniers mois. Chaque question posée deux fois mérite sa ligne dans le livret.
2. Téléchargez le modèle et remplissez les champs entre crochets. Supprimez les rubriques qui ne vous concernent pas.
3. Ajoutez une photo là où les mots ne suffisent pas : la boîte à clés, le thermostat, le local poubelles.
4. Préparez une version anglaise si vous recevez des voyageurs étrangers. Le modèle anglais, plus bas, reprend les mêmes rubriques.
5. Faites un test : un proche doit trouver le Wi-Fi et l’heure de départ en moins d’une minute.
6. Imprimez le livret ou mettez-le en ligne, et envoyez-le aux voyageurs avant leur arrivée.

Que mettre dans un livret d’accueil ?

Suivez l’ordre du séjour : arriver, s’installer, profiter, repartir. Dix rubriques suffisent pour un appartement comme pour un gîte.

1. Un mot de bienvenue. Deux ou trois phrases, votre prénom et la façon de vous joindre.
2. L’arrivée. Adresse exacte, étage, code de la porte, boîte à clés, parking, heure d’arrivée.
3. Le Wi-Fi. Nom du réseau et mot de passe, en première page et en gros caractères. Choisissez une police où le zéro ne ressemble pas à la lettre O.
4. Le logement. Chauffage, plaques, four, lave-linge, télévision : une ligne par appareil, et une photo pour celui qui pose le plus de questions.
5. Le règlement intérieur. Tabac, bruit, fêtes, animaux, nombre de personnes. Dix règles et un modèle à part : règlement intérieur de location saisonnière.
6. Les déchets. Où sont les poubelles, comment trier, quels jours passe la collecte.
7. Le départ. Heure limite, où laisser les clés, ce qu’il faut faire avant de partir, et ce qui est inutile.
8. Les urgences. Le 112, la pharmacie et le médecin les plus proches, votre numéro.
9. Vos bonnes adresses. Cinq à dix vrais favoris : boulangerie, restaurants, marché, balades, avec le temps à pied.
10. Les infos pratiques. Transports, stationnement, supermarché, taxe de séjour.

Pour le Wi-Fi, un QR code évite aux voyageurs de recopier le mot de passe : créez-le gratuitement ici, puis imprimez-le à côté de la box.

Exemple de livret d’accueil : textes à copier

Le ton compte autant que le contenu : écrivez comme vous parleriez à un ami qui arrive chez vous. Six passages à reprendre tels quels, un par rubrique.

Bienvenue. « Bienvenue chez nous ! Nous sommes ravis de vous accueillir. Tout ce qu’il faut savoir pour votre séjour est dans ce livret. Une question ? Écrivez-moi sur Airbnb ou appelez-moi au [votre numéro]. Bon séjour ! Claire »

Arrivée autonome. « L’appartement est au 3e étage, porte de droite. La boîte à clés est à gauche de l’entrée de l’immeuble ; je vous envoie le code le jour de votre arrivée. Vous pouvez arriver à partir de 16 h. »

Wi-Fi. « Le réseau s’appelle [nom du réseau], le mot de passe est [mot de passe]. Plus simple : scannez le QR code collé à côté de la box, votre téléphone se connecte tout seul. »

Chauffage. « Le thermostat est dans l’entrée, à droite de la porte. Réglez la température avec les flèches. Merci de baisser le chauffage quand vous sortez. »

Poubelles. « Les bacs sont dans la cour, à gauche en sortant. Jaune : emballages et papier. Vert : verre. Gris : tout le reste. Merci de vider la poubelle de la cuisine avant votre départ. »

Départ. « Merci de libérer l’appartement avant 11 h. Laissez les clés dans la boîte à clés, fermez les fenêtres et lancez le lave-vaisselle s’il est plein. Inutile de défaire les lits, nous nous en chargeons. »

Quel format choisir et où poser le livret ?

Word ou Canva ? Canva est plus joli, mais chaque changement repasse par Canva. Le Word s’ouvre aussi dans Google Docs ou LibreOffice.

Glissez les pages A4 dans des pochettes plastique ou plastifiez-les : le café s’essuie, la feuille ne se froisse pas. Un livret relié en A5 est plus beau, mais le moindre changement oblige à tout réimprimer.

Posez-le là où l’on dépose ses clés en arrivant : table de l’entrée ou plan de travail de la cuisine. Le Wi-Fi mérite en plus sa propre affiche, près de la box.

Vous recevez des voyageurs étrangers ? Laissez le livret en français et en anglais. Voici le même modèle en anglais, adapté à la France : 112, SAMU, taxe de séjour et fiche de police y sont expliqués.

Télécharger la version anglaise (Word, gratuit)

Le livret d’accueil est-il obligatoire ?

Non. Dans la liste des obligations du loueur de meublé de tourisme publiée par l’administration, le livret d’accueil n’apparaît pas (service-public.gouv.fr). En revanche, plusieurs obligations y trouvent naturellement leur place :

• la taxe de séjour : c’est à vous de la collecter, sauf si la plateforme de réservation s’en charge ;
• la fiche individuelle de police : les voyageurs étrangers la remplissent à leur arrivée, et vous la conservez six mois. Notre modèle de fiche de police est bilingue ;
• le numéro d’enregistrement, si votre mairie en délivre un : il doit figurer dans chacune de vos annonces, et le rappeler dans le livret ne coûte rien.

Le modèle prévoit une ligne pour la taxe de séjour et une pour la fiche de police.

Papier ou numérique ?

Le livret papier a ses qualités : on le feuillette sur le canapé, sans batterie. Mais le voyageur ne le découvre qu’une fois arrivé, il ne parle qu’une ou deux langues, et un code qui change oblige à le réimprimer.

Le livret d’accueil numérique se lit sur le téléphone, avant même d’arriver, et se met à jour en une minute. C’est ce que fait GuestQR : vous collez le lien de votre annonce Airbnb ou Booking, GuestQR reprend ce qu’il peut de l’annonce. Arrivée, Wi-Fi, règlement, appareils, bonnes adresses autour du logement et numéros d’urgence y sont des rubriques prêtes à remplir. Vous imprimez ensuite une affiche QR à accrocher dans le logement. Le voyageur scanne le code et lit le livret dans sa langue, parmi huit, sans application à installer. Créer et prévisualiser votre livret est gratuit, sans carte ; pour le publier, chaque formule commence par 7 jours gratuits.

Nous avons fait ce chemin nous-mêmes : dans notre logement, il ne reste du livret que l’affiche QR au mur, et le voyageur reçoit le lien avant d’arriver. Rien n’empêche de faire les deux : imprimez le modèle Word et collez le QR code du livret numérique en première page. Papier, PDF, outils Airbnb et applis sont comparés point par point dans notre article sur le livret d’accueil numérique.

Les erreurs qui rendent un livret inutile

• Trop long. Vingt pages que personne ne lit. Visez deux à quatre pages et gardez le reste pour vos messages.
• Des informations périmées. Relisez le livret à chaque changement de saison.
• Pas de numéro d’urgence. Le 112 fonctionne partout en Europe ; ajoutez la pharmacie de garde et votre téléphone.