Welcome book per casa vacanze: modello Word gratis ed esempi

Un buon welcome book risponde alle domande degli ospiti prima che ti scrivano: Wi-Fi, chiavi, raccolta differenziata, check-out. Qui trovi cosa scrivere, esempi da copiare e un modello Word gratuito da compilare – senza registrazione.

Scarica il modello di welcome book (Word, gratis)

Cosa scrivere nel welcome book?

Segui l'ordine del soggiorno: arrivo, sistemazione, vacanza, partenza. Dieci sezioni bastano per un bilocale in città come per una casa al mare.

1. Benvenuto. Due o tre frasi, il tuo nome e come contattarti.
2. Arrivo. Indirizzo, piano, nome sul citofono, cassetta delle chiavi, parcheggio, orario di check-in.
3. Wi-Fi. Nome della rete e password, in prima pagina e ben in grande.
4. La casa. Aria condizionata, piano cottura, moka, lavatrice, TV: una riga per apparecchio, proprio dove gli ospiti si bloccano più spesso.
5. Regole della casa. Fumo, orari di silenzio, feste, animali, numero di ospiti.
6. Raccolta differenziata. In molti comuni si fa porta a porta, con un calendario: scrivi quale sacchetto esce quale sera. Per gli stranieri è spesso la domanda più difficile.
7. Partenza. Orario, dove lasciare le chiavi, cosa fare prima di uscire – e cosa non serve.
8. Emergenze e sicurezza. Il 112, la farmacia più vicina, dove sono l'estintore e il rilevatore di gas, il tuo numero.
9. I tuoi consigli. Il bar per la colazione, la trattoria, la spiaggia, il mercato: i tuoi veri preferiti, con i minuti a piedi.
10. Info pratiche. Mezzi pubblici, parcheggi, supermercato, imposta di soggiorno. Se la casa è in centro, spiega bene la ZTL.

Per il Wi-Fi c'è una scorciatoia: con un QR code gli ospiti non devono digitare la password. Crealo gratis qui e stampalo accanto al router.

Esempi di testo da copiare

Scrivi come parleresti agli ospiti di persona: con calore, ma breve. Quattro testi che puoi usare così come sono.

Benvenuto. «Benvenuti! Siamo felici di ospitarvi. In questo welcome book trovate tutto quello che serve per il vostro soggiorno. Per qualsiasi domanda scriveteci su Airbnb o chiamateci al [il tuo numero]. Buona vacanza! – Giulia»

Self check-in. «L'appartamento è al secondo piano, porta a destra. La cassetta delle chiavi è accanto al portone; vi mandiamo il codice il giorno dell'arrivo. Il check-in è dalle 15.»

Raccolta differenziata. «Qui la raccolta è porta a porta. Lunedì: umido. Martedì: plastica e metalli. Giovedì: carta. Venerdì: indifferenziato. Il vetro va nella campana in fondo alla via. I sacchetti si lasciano in strada la sera prima.»

Partenza. «Il check-out è entro le 10. Lasciate le chiavi nella cassetta, chiudete le finestre e spegnete l'aria condizionata. Non serve rifare i letti.»

I giorni della raccolta cambiano da comune a comune: copia quelli del tuo.

Il welcome book è obbligatorio?

Il welcome book in sé non lo chiede nessuno. È però il posto giusto per alcune cose che la legge chiede davvero:

• Il CIN. Va esposto all'esterno dello stabile e indicato in ogni annuncio (art. 13-ter DL 145/2023). Ripeterlo nel welcome book non costa nulla.
• Estintore e rilevatore di gas. La stessa norma chiede, nelle case date in locazione breve o turistica, rilevatori di gas combustibile e di monossido di carbonio funzionanti ed estintori portatili. Scrivi agli ospiti dove si trovano.
• I documenti degli ospiti. I dati di chi alloggia vanno comunicati alla Questura tramite Alloggiati Web entro 24 ore dall'arrivo. Chiedi i documenti già nel messaggio prima del soggiorno e ricordalo nel welcome book.
• L'imposta di soggiorno. Molti comuni la applicano: scrivi quanto costa e come si paga.

Nel modello Word c'è una riga per ciascuna.

Welcome book cartaceo o digitale?

Il welcome book stampato ha i suoi pregi: si sfoglia sul divano e non ha bisogno di batteria. Ma invecchia in fretta. Cambia il codice, chiude la trattoria, cambia il calendario dei rifiuti – e va ristampato tutto. E parla una lingua sola, anche quando i tuoi ospiti arrivano dalla Germania, dalla Francia o dagli Stati Uniti.

Il welcome book digitale si legge sul telefono, anche prima di partire, e si aggiorna in un minuto. È quello che fa GuestQR: incolli il link del tuo annuncio Airbnb o Booking, completi il welcome book e stampi un poster QR da appendere in casa. Gli ospiti inquadrano il codice e leggono il welcome book nella loro lingua – una su otto, senza app.

Puoi anche fare entrambe le cose: stampa il modello Word e incolla in prima pagina il QR code del welcome book digitale.

Errori da evitare

• Troppo lungo. Venti pagine non le legge nessuno. Ne bastano due–quattro, il resto va nei messaggi.
• Il Wi-Fi a pagina 5. È la prima cosa che si cerca: mettilo in cima alla prima pagina.
• Informazioni vecchie. Rileggi il welcome book a ogni cambio di stagione.
• Solo in italiano. Se ospiti stranieri, aggiungi almeno l'inglese.
• Niente sulla ZTL. Una multa che arriva mesi dopo la vacanza è il ricordo peggiore che puoi lasciare.