Self check-in no Alojamento Local: cofre de chaves e SIBA
Como fazer o self check-in no seu Alojamento Local: cofre de chaves ou fechadura inteligente, o boletim de alojamento no SIBA em 3 dias úteis e mensagens prontas.
Com o self check-in, os hóspedes entram no alojamento sem se cruzarem consigo: tiram a chave de um cofre de chaves ou abrem uma fechadura inteligente com um código. Em Portugal é legal. O que não desaparece é o boletim de alojamento: a estadia de cada hóspede estrangeiro é comunicada no SIBA até três dias úteis depois da entrada e depois da saída.
Veja o que a lei pede, como escolher o sistema e mensagens prontas a copiar.
O self check-in é legal em Portugal?
Sim. A lei não obriga a entregar a chave em mão. As obrigações estão noutro sítio:
- Boletim de alojamento. O registo no SIBA – Sistema de Informação de Boletins de Alojamento – é obrigatório para quem dá alojamento temporário a cidadãos estrangeiros a troco de pagamento, seja uma atividade regular ou ocasional. A comunicação vai por via eletrónica para a Unidade de Coordenação de Fronteiras e Estrangeiros (UCFE).
- Prazo. Três dias úteis para a entrada e três para a saída, contados em dias inteiros a partir da data de entrada ou de saída, seja qual for a hora. Para não fazer contas, comunique a entrada no dia da chegada e a saída no dia da saída.
- Número RNAL. Um Alojamento Local indica o número de registo no momento de se inscrever no SIBA.
O número RNAL também tem as suas regras: veja o nosso guia do registo de Alojamento Local.
Cofre de chaves, fechadura com código ou fechadura inteligente?
| Sistema | Vantagens | Desvantagens |
|---|---|---|
| Cofre de chaves | Barato, sem pilhas, instala-se em 10 minutos | É preciso mudar o código depois de cada estadia, a chave pode ser copiada |
| Fechadura com teclado | Um código por estadia, sem chave para devolver | Pilhas para vigiar, código para apagar depois da saída |
| Fechadura inteligente | Código ou chave digital por app, registo de entradas | Mais cara, depende da bateria e por vezes do Wi-Fi |
Para começar, um cofre de chaves chega. Quando as reservas se sucedem, a fechadura inteligente poupa tempo: cada reserva tem o seu código, que deixa de funcionar à saída.
Se o cofre fica na fachada, na entrada do prédio ou na escada, está em partes comuns: fale antes com a administração do condomínio.
Deixe sempre uma chave de reserva com um vizinho ou com quem faz a limpeza. Uma pilha sem carga às 23h é um problema seu, não do hóspede.
O self check-in passo a passo
- Na reserva, peça a hora de chegada e, aos hóspedes estrangeiros, os dados do documento de identificação.
- Três dias antes, envie a morada, o andar, a porta e fotografias da entrada e do cofre.
- No dia da chegada, envie o código, novo para esta estadia, e comunique a entrada no SIBA.
- Na saída, diga onde deixar a chave e mude o código.
- Depois da saída, comunique a saída no SIBA.
Para o Wi-Fi há um atalho: com um código QR, ninguém precisa de escrever a palavra-passe. Crie-o grátis aqui.
Mensagens prontas a copiar
Ao confirmar a reserva. «Obrigado pela reserva! A entrada é autónoma, a partir das [16h]. A que horas pensam chegar? Por lei, precisamos do nome e dos dados do documento de identificação de cada hóspede estrangeiro: pode enviá-los por aqui.»
Três dias antes. «O alojamento fica em [morada], [andar]. O cofre de chaves está [onde]; enviamos o código no dia da chegada. Todas as instruções com fotografias estão aqui: [link do guia].»
No dia da saída. «A saída é até às [11h]. Deixe a chave no cofre e baralhe o código. Qualquer problema: [o seu número]. Boa viagem!»
Um guia que recebe os hóspedes por si
Um self check-in corre bem quando as instruções são claras. Com o GuestQR, cola o link do seu anúncio Airbnb ou Booking, junta à chegada fotografias e um vídeo da porta do prédio, do cofre e da escada, e envia o link do guia antes da chegada. No alojamento, um cartaz QR na parede abre o mesmo guia: Wi-Fi, regras da casa e saída, traduzido para a língua do hóspede, uma de 8. Lembre-se de que o livro de informações é obrigatório no Alojamento Local – veja o nosso modelo grátis.
