Self check-in: caja de llaves y registro de viajeros en 2026
Cómo hacer el self check-in en tu piso turístico: caja de llaves o cerradura inteligente, el parte de viajeros sin estar presente y mensajes listos para copiar.
Con el self check-in, tus huéspedes entran en el piso sin que estés: recogen la llave en una caja de llaves o abren una cerradura inteligente con un código. En España es legal. Lo que no desaparece es el registro de viajeros: cada huésped mayor de 14 años firma su parte de entrada y tú comunicas los datos al Ministerio del Interior en un máximo de 24 horas.
Aquí tienes lo que pide la ley, cómo elegir el sistema y mensajes listos para copiar.
¿Es legal el self check-in en España?
Sí. El Real Decreto 933/2021 no te obliga a recibir a los huéspedes en persona. Dice que los documentos de identidad «habrán de ser exhibidos o facilitados» por los viajeros (art. 4.3): mostrados delante de ti o enviados. Lo que sí te pide:
- Un parte de entrada firmado por cada persona mayor de 14 años. Los datos de los menores de 14 los da el adulto que los acompaña.
- Datos exactos. Respondes de que coincidan con el documento de identidad del viajero.
- Comunicarlos al Ministerio del Interior, en la plataforma SES.HOSPEDAJES, de inmediato y como máximo en 24 horas: desde la reserva (o su anulación) y desde el inicio de la estancia.
- Conservarlos 3 años, si alquilas de forma profesional. Si no, solo tienes la obligación de comunicarlos.
El número de registro de tu vivienda es otra obligación: te contamos qué número necesitas tras la sentencia del Supremo.
Qué datos pide el parte de viajeros
Por cada viajero: nombre y apellidos, sexo, tipo y número de documento (DNI, pasaporte o TIE), nacionalidad, fecha de nacimiento, dirección de residencia, teléfono y correo electrónico, número de viajeros y, si hay menores, la relación de parentesco. A eso se suman los datos del contrato, las fechas y horas de entrada y salida y los datos del pago.
¿Caja de llaves, cerradura con código o cerradura inteligente?
| Sistema | Ventajas | Inconvenientes |
|---|---|---|
| Caja de llaves (cajetín) | Barata, sin pilas, se instala en 10 minutos | Hay que cambiar el código tras cada estancia, la llave se puede copiar |
| Cerradura con teclado | Un código por estancia, sin llave que devolver | Pilas que vigilar, código que borrar tras la salida |
| Cerradura inteligente | Código o llave digital por app, registro de entradas | Más cara, depende de la batería y a veces del wifi |
Para empezar, basta una caja de llaves. Cuando las reservas se encadenan, la cerradura inteligente ahorra tiempo: cada reserva tiene su código y deja de funcionar a la salida.
Si la caja va en la fachada, el portal o la escalera, toca elementos comunes: habla antes con la comunidad de propietarios o el administrador. Y consulta la ordenanza de tu ayuntamiento.
Deja siempre una llave de repuesto a un vecino o a quien te hace la limpieza. Una pila agotada a las 23:00 es tu problema, no el del huésped.
El self check-in paso a paso
- Al reservar, pide la hora de llegada y los datos de cada viajero para el parte.
- En 24 horas, comunica la reserva en SES.HOSPEDAJES.
- Tres días antes, envía la dirección, la planta, el portal y fotos de la puerta y de la caja.
- El día de llegada, envía el código, nuevo para esta estancia, y comunica la entrada.
- A la salida, indica dónde dejar la llave y cambia el código.
Para el wifi hay un atajo: con un código QR, nadie tiene que escribir la contraseña. Créalo gratis aquí.
Mensajes listos para copiar
Al confirmar la reserva. «¡Gracias por tu reserva! La entrada es autónoma, a partir de las [16:00]. Por ley necesitamos los datos de todos los viajeros: rellénalos antes de llegar en [enlace del formulario]. ¿A qué hora crees que llegaréis?»
Tres días antes. «El piso está en [dirección], [planta]. La caja de llaves está [dónde]; te enviaremos el código el día de tu llegada. Todas las instrucciones con fotos están aquí: [enlace de la guía].»
El día de salida. «La salida es antes de las [11:00]. Deja la llave en la caja y cambia la combinación. Si hay cualquier problema: [tu número]. ¡Buen viaje!»
Una guía que recibe por ti
Un self check-in sale bien cuando las instrucciones son claras. Con GuestQR pegas el enlace de tu anuncio de Airbnb o Booking, añades a la llegada fotos y un vídeo del portal, la caja y la escalera, y envías el enlace de la guía antes de la llegada. Dentro del piso, un cartel QR en la pared lleva a la misma guía: wifi, normas de la casa y salida, traducida al idioma del huésped entre 8. ¿Prefieres el papel? Empieza con nuestra plantilla de libro de bienvenida.
